Conseils pour accueillir et intégrer des employés à distance

Par Robert Half on le 7 avril, 2020 à 10:49

Les dirigeants d'entreprises comprennent que des programmes efficaces d'accueil et d'intégration des employés sont essentiels pour aider les nouvelles embauches à apprendre les bases de leur travail, à comprendre la culture d'entreprise et à s'assurer qu'elles disposent des outils nécessaires pour réussir.

Cependant, une enquête d'Accountemps a révélé que si presque tous les professionnels interrogés (95 %) disent que leur entreprise a un processus d'intégration, plus de la moitié (56 %) ont commis une erreur lors de leur entrée en fonction.

Comment les entreprises peuvent-elles faire en sorte que les employés à distance soient opérationnels à une époque où la distanciation sociale est non seulement encouragée mais, dans de nombreux endroits, obligatoire? Consultez ces conseils pour vous assurer que vos pratiques d'accueil n'échappent pas à la règle lors d'un déploiement virtuel :

1. Investir dans la bonne technologie 

Votre entreprise peut être en train de fournir un ordinateur portable, un téléphone ou d'autres équipements de bureau à vos nouveaux employés à distance. Veillez à leur envoyer ces articles avant le premier jour.

Il est essentiel de tirer parti des technologies telles que le courrier électronique, les webdiffusions et les plateformes internes où le contenu peut être facilement accessible. Le problème le plus fréquent lors de l'accueil et l'intégration, cité par 43 % des professionnels interrogés, est le fait que la technologie (téléphone, ordinateur, accès de sécurité, etc.) n'est pas correctement mise en place. Avoir accès aux bons outils et à la bonne technologie dès le départ indique à votre nouvel employé qu'il s'agit d'une priorité.

Alors que les nouveaux employés interagissent beaucoup avec la personne qui conduit le processus d'intégration, il peut être difficile pour les entreprises d'éloigner les autres membres de l'équipe de leurs tâches quotidiennes pour rencontrer l'employé. L'intégration à distance ne fait qu'exacerber ces difficultés, car il est encore plus difficile pour les employés distants de nouer des relations significatives avec leurs pairs et leur supérieur sans contact direct. Utilisés efficacement, les logiciels de vidéoconférence tels que Skype Entreprise ou Zoom sont des solutions logiques à ce problème. 

2. Fixer des attentes réalistes

De nombreux professionnels attirés par les possibilités de télétravail sont incroyablement assidus et autosuffisants. Cependant, les employés à distance peuvent ressentir le besoin de prouver qu'ils mettent le nez dans les affaires pour maintenir leur visibilité. Certaines personnes peuvent donc commencer à se sentir épuisées ou peu appréciées dans leurs tentatives de se faire voir.

Les gestionnaires peuvent prévenir ces problèmes en établissant des horaires qui conviennent le mieux à l'individu et en élaborant dès le départ des routines pour les nouvelles embauches. Lorsque les télétravailleurs savent ce qu'on attend d'eux, ils sont plus enclins à se donner la possibilité de se ressourcer et de participer de manière significative.

3. Encourager une culture d'équipe solidaire 

Si une entreprise comprend plusieurs emplacements, il est avantageux pour le nouvel employé de rencontrer les personnes qui prennent les décisions clés du département ou les collègues avec lesquels il pourrait travailler. Dans le sondage d'Accountemps, 19 % des professionnels interrogés ont déclaré que le fait de ne pas être présenté à leurs collègues était un autre défi courant lorsqu'ils commencent un nouvel emploi.

Un excellent moyen de faire en sorte que les employés à distance se sentent inclus est de les inviter à une réunion d'équipe virtuelle. Cela peut donner un aperçu précieux de la manière dont les membres de l'équipe interagissent, de la façon dont se déroule une journée typique et du fonctionnement de l'organisation. En outre, le fait de leur assigner un mentor qu'ils peuvent rencontrer via Zoom ou FaceTime montre aux nouveaux employés à quel point l'entreprise soutient leur développement personnel. Cela donne également aux deux parties l'occasion de se connaître et de former un partenariat fructueux.

4. Créer un plan d’encadrement

Les gestionnaires doivent saisir l'occasion dès le début pour établir une relation avec les nouveaux membres de l'équipe et les aider à comprendre comment l'équipe et l'entreprise sont organisées. Prévoyez des rencontres fréquentes et régulières, et gardez un œil sur le comportement de vos nouveaux employés.

Gardez à l'esprit que, s'ils ont des difficultés, ils pourraient ne rien dire à ce sujet parce qu'ils veulent être considérés comme compétents. Posez à votre employé à distance quelques questions ouvertes pour lui permettre de clarifier les choses et de vérifier s'il y a confusion. Prévoyez une réunion hebdomadaire pour répondre à leurs questions, approfondir les attentes du poste, discuter davantage de la culture de l'entreprise et de l'équipe, et échanger sur leurs priorités et leurs objectifs. 

Le télétravail peut représenter un défi pour ceux qui sont habitués à un espace de travail traditionnel. Les gestionnaires doivent donc s'assurer que les nouvelles embauches virtuelles peuvent se mettre au travail dès le premier jour. Dans une période d'incertitude, il est encore plus important de maintenir les lignes de communication ouvertes et de donner la possibilité de poser des questions et de faire des commentaires. Les employés à distance qui se sentent connectés à leur équipe et à leur entreprise sont plus motivés pour apporter des contributions positives et tangibles.

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