Conseils pour l’accueil et l’intégration d’employés à distance

Par Robert Half on le 1 février, 2022 à 9:45

En cette troisième année de la pandémie, le recrutement, l’embauche et l’accueil et l’intégration des employés à distance restent essentiels.

Si certaines entreprises retardent encore une fois le retour au bureau, plusieurs employeurs au Canada ont déjà annoncé une politique de travail à domicile à long terme ou permanente, et 32 % des personnes sondés pour le Guide salarial de Robert Half disent qu'elles sont maintenant ouvertes au recrutement en dehors de leur zone géographique. Les travailleurs, quant à eux, souhaitent fermement profiter d’une option de travail flexible. Dans un autre sondage Robert Half, 53 % des répondants disent qu'ils chercheraient un nouvel emploi si leur employeur les obligeait à retourner au bureau.

Il y a donc fort à parier que si vous cherchez à embaucher des employés en ce moment, ceux-ci travailleront à distance, et ce, à court comme à long terme. Nous sommes là pour vous aider. En premier lieu, il ne faut pas oublier que si l’on prétend recruter les employés les plus talentueux sur le marché, il faut leur offrir la meilleure expérience d’accueil et d’intégration possible.

Pourquoi l'intégration des employés à distance est-elle essentielle ?

Cette étape aidera le nouvel employé à apprendre les bases de son travail, à comprendre la culture de son nouvel environnement, à établir des relations avec les collègues de son équipe et de l’ensemble de l’entreprise, et à disposer des outils et de la formation nécessaires pour effectuer ses tâches. Il s’agit d’une présentation de l’entreprise lors de laquelle le nouvel employé se fera une première impression de son employeur, de ses pairs et des possibilités de carrière.

Cependant, l'intégration des employés à distance peut créer des défis uniques. Le processus en soi est déjà complexe, car il implique une coordination entre plusieurs équipes au sein de votre entreprise, mais il faut en outre en faire une expérience en ligne. La gestion de la logistique pose des défis, auxquels viennent s’ajouter celui de faire en sorte que votre nouvel employé se sente accueilli et soutenu au sein d’une équipe dont il ne rencontrera possiblement jamais les membres en personne.

S’il est bien exécuté, votre programme virtuel d’accueil et d’intégration sera le premier pas du nouvel employé vers une carrière réussie, et peut-être longue, dans votre entreprise. Dans le cas contraire, ce premier faux pas sera une occasion manquée qui incitera peut-être le nouvel employé à partir.

Voici commen bien procéder.

1. Expédier le matériel avant lepremier jour

Demandez en temps opportun l’ordinateur portable, le téléphone et tout autre équipement de bureau dont votre nouvel employé à distance aura besoin, afin qu’il en dispose dès son premier jour. Par ailleurs, envoyez des instructions claires sur la manière de se connecter au serveur de l’entreprise et indiquez les coordonnées d’une personne de votre équipe d’assistance technique qui pourra offrir des services de dépannage au nouvel employé.

L’octroi d’un accès à la messagerie électronique, aux webdiffusions, aux plateformes internes et à d’autres technologies permettant de consulter facilement du contenu est essentiel dès le début pour réussir l’accueil et l’intégration des nouveaux employés à distance. Cela montre à ces derniers qu’ils sont importants pour vous.

Vous êtes toujours à la recherche du candidat idéal? Consultez nos conseils l'art de recruter des travailleurs à distance.

2. Dresser un portrait global

Au cours de la première semaine du nouvel employé, prévoyez une séance d’orientation en ligne avec les RH ou les principaux chefs d’équipe afin de couvrir non seulement les avantages sociaux, les politiques du lieu de travail et les détails administratifs, mais aussi la culture de l’entreprise, ses valeurs, sa mission, son organigramme et ses produits et services.

Les employés éprouvent le sentiment d’être utiles et de la satisfaction professionnelle lorsqu’ils comprennent comment leur rôle soutient la mission de l’entreprise et comment cette dernière soutient son personnel. Lorsque le personnel travaille à distance et ne se réunit que par appels vidéo, il est particulièrement important de présenter une vue d’ensemble afin que chaque employé se sente lié à l’équipe et comprenne que tout le monde souhaite atteindre les mêmes objectifs.

3. Établir des responsabilités réalistes

Si vous n’êtes pas au bureau pour voir vos employés travailler et interagir avec eux en personne, il est important d’être attentif aux signes d'épuisement professionnel et de stress chronique. La possibilité de travailler en ligne en tout temps, comme beaucoup l’ont appris, peut être une bénédiction comme une malédiction. En effet, il est agréable d’éviter le trajet du matin et d’avoir un horaire flexible, mais il est dangereusement facile de continuer à travailler sans cesse quand on vit au bureau. Si l’on ajoute à cela le stress quotidien imposé par la pandémie et son lot d’incertitudes, il n’est pas étonnant que de nombreux employés qui travaillent à distance se sentent dépassés.

En tant que directeur, vous pouvez aider en établissant des routines et en fixant des horaires réalistes qui conviennent à toutes les parties. Rappelez à votre nouvelle recrue que le maintien d’une saine conciliation travail-vie personnelle est au cœur des valeurs de votre entreprise. Lorsque les employés qui travaillent à distance savent ce que l’on attend d’eux, ils sont plus enclins à se donner les moyens de se ressourcer et à s’impliquer dans leur travail.

4. Encourager une culture d’équipe axée sur l’entraide

Il est essentiel de présenter rapidement le nouvel employé à distance aux membres de son équipe dans le cadre du programme d’accueil et d’intégration. Une réunion d’équipe virtuelle au cours de la première semaine peut donner un aperçu utile de la façon dont les collègues interagissent, de ce à quoi ressemble une journée typique et du mode de fonctionnement de l’entreprise. Le fait de tenir des réunions d’équipe hebdomadaires ou bihebdomadaires pour faire le point sur les projets et résoudre des problèmes contribuera à renforcer les relations et la cohésion du personnel.

Envisagez également d’organiser un déjeuner virtuel avec toute l’équipe à la fin de la deuxième ou de la troisième semaine et proposez de discuter, par exemple, de la manière dont chacun concilie son travail et sa vie personnelle et gère l’isolement engendré par le télétravail. Cet échange pourrait atténuer le stress d’un employé qui n’a pas encore trouvé sa place dans son poste et, ce faisant, démontrer que la culture de l’entreprise est axée sur l’entraide.

Dans une entreprise composée de plusieurs services, il est utile pour un nouvel employé de rencontrer les personnes qui prennent les décisions clés et les autres collègues avec lesquels il pourrait travailler. Cela peut l’aider à nouer de nouvelles relations dans l’entreprise, à développer un sentiment d’appartenance au travail et à trouver sa place.

5. Former votre nouvel employé à distance

Sur les plans des compétences, de l’expérience et du potentiel au sein de l’entreprise, vous avez recruté un excellent candidat. Cela ne signifie pas pour autant qu’il va connaître vos processus, vos outils et vos technologies.

Évaluez bien l’ensemble de ses compétences et la formation dont il pourrait avoir besoin pour combler ses lacunes. Insistez pour que les formateurs soient ponctuels, afin qu’il se sente valorisé. Rencontrez-le peu après sa formation et tenez compte de ses commentaires. Vous devez vous assurer que chaque séance a été utile et qu’elle aidera le nouvel employé à accomplir ses tâches quotidiennes.

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6. Créer un plan d'encadrement

Compte tenu de l’isolement que crée le travail à distance, il est plus important que jamais de maintenir les canaux de communication ouverts et de fournir des occasions de poser des questions et de donner son avis. Les directeurs doivent saisir rapidement les occasions de créer des relations avec les nouveaux membres de l’équipe. Prévoyez des rencontres fréquentes et régulières par vidéo pour passer en revue les objectifs, les défis et les préoccupations de chacun. Profitez-en pour expliquer plus en détail les attentes professionnelles de l’entreprise et parler des priorités et objectifs de vos employés.

L’affectation d’un mentor permet de fournir un encadrement, des conseils supplémentaires et de la rétroaction au nouvel employé et de montrer à quel point l’entreprise soutient le perfectionnement professionnel. Le mentorat est un excellent moyen pour les nouveaux employés de se faire une idée plus précise de la culture de l’entreprise, notamment de la manière dont les gens communiquent et interagissent habituellement.

7. Ne laissez pas votre message se perdre

Ne vous méprenez pas, l’accueil et l’intégration des employés à distance ne seront pas réglés en une seule journée. Commencez par un accueil virtuel chaleureux et une présentation de votre entreprise et de vos collaborateurs, poursuivez avec la formation en ligne et le réseautage, et assurez la continuité grâce à l’encadrement et au mentorat. Mais veillez à ce que le message ne s’étiole pas.

Les valeurs et les pratiques exemplaires de l’entreprise que vous mettez en avant lors de l’accueil du nouvel employé doivent s’imposer mois après mois. Vos actions et communications internes, tels que les publications destinées aux employés et le contenu de l’intranet de votre entreprise doivent les souligner. Durant les activités de formation continue, insistez sur les valeurs comme le respect entre collègues, l’engagement à offrir un service de qualité et à faire ce qui est juste plutôt que ce qui est facile. Ce ne sont pas que des concepts mentionnés durant la première journée, il s’agit de la pierre d’assise de votre philosophie d’entreprise.

Maintenant que vous connaissez les meilleures pratiques pour l’accueil et l’intégration des employés à distance, lisez notre article sur la manière de gérer une équipe à distance.

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