Comment gérer une équipe à distance

Par Robert Half on le 27 mars, 2020 à 10:45

Comme de plus en plus de travailleurs choisissent, par nécessité ou par préférence, de travailler à domicile, leurs gestionnaires sont à l'avant-scène pour leur donner l'orientation et le soutien dont ils ont besoin. Mais à une époque de distanciation sociale, comment maintenir une équipe soudée alors que les gens ne sont de plus en plus pas regroupés?

C'est un grand défi, mais vous devez trouver des moyens novateurs de lier votre groupe comme jamais auparavant. Nous avons la chance que la technologie nous ait donné les moyens d'effectuer de nombreux travaux en dehors d'un bureau central. La connectivité Internet, les appareils mobiles et les applications collaboratives sont devenus de plus en plus sophistiqués. L'émergence de nouvelles technologies solides, y compris des outils alimentés par l'intelligence artificielle, permet aux employés de travailler encore plus facilement à partir de chez eux — ou n'importe où — sans problème et de manière productive.

Mais votre technologie ne peut pas fournir la direction et la véritable force unificatrice dont les employés à distance ont besoin. Cela dépend de vous. Voici quelques idées pour gérer une équipe à distance.

1. Amplifier les efforts de communication

Une communication régulière et informative est le moteur d'une équipe dispersée. En fait, du moins au début, la surcommunication est essentielle. Prévoyez des appels réguliers avec les équipes de projet afin d'évaluer mutuellement les progrès réalisés par rapport à leurs objectifs. Faites de même avec l'ensemble de l'équipe.

Faites un effort supplémentaire pour que tous ceux qui travaillent de chez eux soient informés des actualités de l'entreprise et des départements. En tant que dirigeant, vous devez donner votre avis sur la charge de travail et sur les priorités qui peuvent changer. Une fois que vous avez terminé, laissez la place aux questions et aux opinions.

Suggérez des moyens créatifs pour que le personnel puisse maintenir un bon service à la clientèle avec leurs collègues par le biais des communications internes — comment retravailler les calendriers de livraison, modifier mutuellement les priorités ou utiliser la technologie, par exemple. Proposez peut-être des lignes directrices sur la manière dont le soutien administratif sera désormais géré au sein de l'équipe. Et comme les contacts interpersonnels seront limités, expliquez l'importance d'un temps de réponse rapide pour les courriels et les appels téléphoniques.

Envisagez de mener des appels par vidéoconférence plutôt que de simples appels audio. Des plateformes comme Zoom ou Skype Entreprise peuvent être faciles à mettre en place. Le fait de voir des collègues dans leur environnement de travail à domicile donne le sentiment que « nous sommes tous dans le même bateau » et crée une camaraderie. Soyez créatifs. Qu'en est-il des célébrations en ligne, telles qu'une fête prénatale virtuelle pour une personne qui va bientôt accoucher ou une fête d'anniversaire virtuelle? D'autres services tels que Slack et Google Hangouts peuvent aider vos employés à rester en contact les uns avec les autres tout au long de la journée.

2. Faire preuve d'empathie

Communiquez régulièrement pour faire part de vos préoccupations concernant le bien-être des gens et leur éventuel sentiment d'isolement. Envisagez de faire des appels vidéo quotidiens de 15 minutes avec votre équipe, juste pour vérifier les questions non professionnelles et donner aux participants la possibilité de dire au groupe comment ils s'en sortent. En d'autres termes, mettez-les à l'aise pour discuter de la façon dont ils s'en sortent dans leur nouvelle situation — en tant que personnes.

Comment leurs habitudes quotidiennes ont-elles changé? Sont-ils capables de promener le chien plus souvent? Comment gèrent-ils les perturbations quotidiennes lorsqu'ils ne peuvent pas disparaître dans le calme relatif du bureau? Quels conseils peuvent-ils transmettre aux autres pour rendre le travail à domicile plus facile ou plus productif? Partagez toutes les nouvelles que vous avez, même s'il s'agit d'une petite mise à jour ou pour dire qu'il n'y a pas de nouvelles à partager.

3. Leur offrir de la flexibilité

Faites savoir à votre équipe qu'il est possible de varier les heures de travail — dans la mesure du possible. Dites-leur qu'il est tout à fait raisonnable d'envoyer un courriel rapide indiquant qu'ils sont sortis faire une courte promenade.

4. Renforcer les ressources

Veillez à ce que les éléments essentiels tels que les horaires de production, le déroulement des projets, les documents de référence et autres soient enregistrés dans un endroit central en ligne, comme SharePoint, Smartsheet, Dropbox, Google Docs ou un site wiki, auquel tous les employés à distance peuvent accéder.

Une simple application de calendrier en ligne peut aider à garantir que tous les membres de votre équipe peuvent facilement partager et consulter les derniers détails des échéanciers en un seul endroit.

5. Ne pas permettre aux outils technologiques d'échouer

Soyons réalistes : Les programmes de télétravail ne peuvent pas du tout se faire sans technologie. Lors de vos conférences téléphoniques régulières, discutez de la façon dont les gens pensent que la technologie les aide ou les empêche de travailler. Demandez-leur quels outils — et quelles fonctionnalités de ces outils — ils utilisent pour rester productifs et connectés.

Quels que soient les outils utilisés, tout le monde doit être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le fonctionnement de ces systèmes, les raisons de leur utilisation et les personnes qui peuvent les réparer en cas de problème. Pour ce dernier point, vous pouvez mettre en place une fonction de dialogue en direct avec un représentant désigné de votre département informatique.

6. Accorder une attention particulière aux nouveaux télétravailleurs

Les anciens télétravailleurs n'ont peut-être pas besoin d'autant de soutien que les nouveaux venus. Les personnes peuvent se sentir particulièrement désarticulées ou mal à l'aise lorsqu'elles commencent à travailler à distance si elles ne l'ont pas vraiment fait auparavant. Considérez la valeur du travail en équipe dans le milieu de travail, même à distance.

7. Ne pas oublier que la confiance est cruciale

Bien que la communication régulière soit primordiale, il faut éviter d'aller trop loin et de microgérer les employés à distance. Les employés doivent avoir l'assurance que vous pensez qu'ils travaillent aussi dur que dans un bureau normal, notamment en conservant des horaires similaires et en maintenant leur productivité même s'ils ne sont pas visibles. Si vous vous adressez inutilement plusieurs fois par jour à des travailleurs à distance pour voir « comment les choses se passent », ces employés peuvent avoir l'impression que vous ne leur faites pas confiance.

N'oubliez pas que les employés à distance peuvent être aussi efficaces que les employés sur place, mais seulement s'ils ont un responsable qui lie constamment l'équipe — sur le plan professionnel et émotionnel. Ne donnez pas l'impression que la situation est décourageante. Après tout, les employés n'ont pas besoin de compétences particulières pour travailler à domicile, mais seulement d'un soutien et d'une orientation. Insistez sur le fait qu'il s'agit toujours d'une grande équipe et que tout le monde sera très bientôt au courant des nouveaux processus et procédures. En bref, ne soyez pas seulement un patron, mais aussi un ami.

Robert Half peut vous aider si vous avez besoin d'embaucher des travailleurs hors site. Nous disposons de talents qualifiés, que vous ayez besoin d'une seule personne ou de toute une équipe de projet. Demandez du personnel maintenant.

 

 

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