Même les petites entreprises ont besoin d’une stratégie de communication interne

Par le 9 mai, 2017 à 17:57

De nombreux propriétaires de petite entreprise se rappellent avec nostalgie l’époque où les communications avec les employés se résumaient à aller leur parler à leur bureau. Toutefois, après quelques années de croissance, un examen des communications en milieu de travail s’impose. Être capable de communiquer efficacement en milieu de travail est une compétence de gestion cruciale qui peut faire toute la différence sur l’état d’esprit et la fidélisation des employés. N’attendez pas d’être obligé de faire appel à une agence de placement pour remplacer un employé précieux que vous n’auriez pas su garder.

Afin d’évaluer la qualité des communications au sein de votre entreprise et de cerner les améliorations possibles, posez-vous ces six questions :

1. Êtes-vous disponible pour vos employés?

Les gestionnaires ne doivent jamais présumer que les employés iront les voir pour demander des conseils ou pour signaler un problème. De la même manière, ils ne doivent jamais partir du principe que leurs messages électroniques seront bien compris par leurs destinataires. Instaurer une politique de la porte ouverte (et veiller à ce que les employés soient au courant) encourage une meilleure communication au travail. Bien entendu, il n’est pas nécessaire d’être disponible 24 heures sur 24. Déterminez des plages horaires durant la semaine pendant lesquelles les employés peuvent venir vous voir pour discuter librement. Vos employés seront reconnaissants de votre volonté à réserver du temps pour les communications directes.

2. À quelle fréquence rencontrez-vous vos employés en tête à tête?

Bien qu’une politique de la porte ouverte facilite la communication en milieu de travail, certains employés pourraient avoir peur de vous déranger avec leurs questions et leurs problèmes. Une attitude proactive de votre part rassurera votre personnel sur le fait que vous souhaitez réellement avoir plus d’interactions avec eux. Par exemple, plutôt que de vous contenter d’effectuer une seule évaluation du rendement par année, vous pourriez planifier des rencontres informelles tous les deux mois. Les employés ne devraient jamais être étonnés par ce qu’on leur dit dans le cadre de l’évaluation de leur rendement. Ils apprécieront une communication honnête, fiable et directe de la part de la direction.

En outre, le fait de communiquer souvent avec les employés de manière individuelle vous permet d’adapter votre style de gestion aux besoins particuliers et à la personnalité de chaque employé.

3. Faites-vous l’éloge de vos employés aussi souvent que vous le devriez?

Les professionnels qui ne ménagent pas leurs efforts au travail veulent sentir que l’entreprise est consciente de leur apport. Ils aiment qu’on les remercie pour leur excellent travail. Des félicitations adéquates et sincères pour du travail bien fait peuvent réellement contribuer aux efforts de fidélisation des employés. Bien entendu, il est toujours possible de faire appel à une agence de recrutement ou de dotation en personnel temporaire spécialisée lorsqu’il est nécessaire de remplacer un employé précieux qui a quitté l’entreprise de manière inattendue. Mais ne serait-il pas préférable de ne pas avoir à vous demander si l’employé est parti parce qu’il ne se sentait pas valorisé au travail?

4. Faites-vous des critiques lorsque c’est nécessaire?

Il est inévitable qu’un jour ou l’autre vous ayez à donner de la rétroaction moins positive, et ce, même à votre meilleur employé. Lorsque vous faites des critiques, n’oubliez pas de rester strictement professionnel. La plupart des gens sont conscients de leurs erreurs; ce n’est pas nécessaire de miner leur confiance davantage.

Voici quelques éléments à retenir lorsque vous formulez des critiques professionnelles :

  • Sachez ce que vous voulez dire. Vous pouvez même envisager de noter les grandes lignes de ce que vous direz, afin de ne rien oublier et de ne pas vous égarer.
  • Concentrez-vous sur les faits et non sur les sentiments. Par exemple, évitez de dire : « Tom, tu es toujours en retard et ça me dérange. » Dites plutôt : « Tom, tes retards des derniers jours me préoccupent. Les 8, 11 et 17 août derniers, tu es arrivé une heure en retard. »
  • Soyez précis. Par exemple, évitez de dire : « Tu dois te ressaisir. » Dites plutôt : « À compter de demain, je veux recevoir ton rapport d’étape hebdomadaire à temps. »
  • Choisissez le bon moment. Attendez d’être calme avant de rencontrer un employé, mais ne laissez pas trop de temps passer, car la personne pourrait alors avoir oublié l’incident. Abordez le sujet dès que vous êtes remis de vos émotions.
  • Soyez direct, mais ayez du tact. Utilisez les mots qui véhiculent exactement le message que vous souhaitez passer, plutôt que d’employer des mots plus gentils qui ne disent pas ce que vous avez à dire. Par exemple, ne dites pas : « Ta pause repas dure un peu trop longtemps », si ce que vous voulez vraiment dire c’est : « J’ai remarqué que tu pars pendant trois heures tous les après-midis. » Dites clairement ce que vous avez à dire. Enrober votre propos risque surtout d’empirer les choses. En même temps, demeurez poli dans votre formulation, par exemple : « Je veux te parler d’une erreur que tu as faite en lien avec le projet Stanley », plutôt que : « Tu as complètement fait rater le projet. »
  • Faites vos commentaires en privé. Il n’est pas nécessaire de faire honte au coupable en le critiquant devant le groupe. Prenez la personne à l’écart et parlez-lui seul à seul.
  • Envisagez d’offrir des possibilités de formation. Si Samantha a dépassé l’échéance, ce n’est peut-être pas parce qu’elle a procrastiné, mais parce qu’elle n’avait pas reçu la formation nécessaire pour mener à bien le projet efficacement. N’oubliez pas de tenir compte des compétences de la personne. Un perfectionnement, sous forme de mentorat ou de formation, pourrait être avantageux autant pour l’employé que pour l’entreprise.
  • Écoutez ce qu’ils ont à dire. Une fois que vous avez dit ce que vous aviez à dire à l’employé, écoutez sa version des faits. Il pourrait vous mettre au courant de facteurs que vous ne connaissiez pas. Avoir des compétences en communication, cela signifie aussi d’être ouvert et d’écouter.

5. Prenez-vous les devants pour annoncer les changements et démentir les rumeurs?

Lorsqu’il est question d’annoncer des changements, le mot d’ordre est simple : faites-le rapidement et donnez des renseignements exacts. Le moral des employés peut être véritablement miné lorsqu’ils apprennent les nouvelles au sujet de l’entreprise de sources extérieures et avant que la direction ne les annonce elle-même. Par conséquent, la communication des changements aux employés doit être une priorité dans les petites entreprises. Gardez à l’esprit que les employés veulent savoir ce qui se passe au sein de l’entreprise, mais aussi pourquoi cela arrive.

Lorsque vous avez une mauvaise nouvelle à annoncer, partez du principe que vos employés ont déjà commencé à en parler entre eux. Votre travail consiste à rétablir les faits et à offrir une tribune pour les échanges et la discussion.

La meilleure façon de communiquer un changement, surtout s’il s’agit d’annoncer une crise imminente, est de le faire en personne. Si c’est possible, réunissez tous les employés de l’entreprise, ou faites l’annonce service par service. Prévoyez également du temps pour une période de questions. Si vous croyez que certains employés ne seront pas à l’aise de s’exprimer, dites que vous acceptez les questions soumises de manière anonyme.

Voici quelques conseils pour vous assurer que le moral des employés reste positif et pour éviter que des rumeurs se répandent :

  • Fournissez des renseignements exacts. Remettez les pendules à l’heure en communiquant de manière proactive avec tous les employés. Autrement, des demi-vérités déformées circuleront; tuez dans l’œuf ces rumeurs destructrices.
  • Diffusez l’information sans attendre. Comme mentionné ci-dessus, les employés seront plus susceptibles de vous croire et de vous faire confiance si vous ne retenez pas l’information. Si vous mettez du temps à annoncer les nouvelles, les gens vont se demander si vous avez des intentions cachées.
  • Organisez une période de questions. Si les employés savent qu’ils peuvent vous poser des questions, ils seront plus susceptibles d’attendre votre réponse avant de répandre des rumeurs au bureau.
  • Évitez le baratin. Soyez franc et concis. Tout le monde reconnaît les demi-vérités et les messages qui relèvent de la propagande; leur seul effet est une baisse du moral.

Quoi que vous fassiez, ne balayez pas les mauvaises nouvelles sous le tapis. En omettant de vous attaquer aux situations difficiles, vous risquez d’exacerber le problème. Dans les moments difficiles, il est impossible de trop communiquer. Si vous ne vous attaquez pas au problème, les rumeurs se répandront comme une traînée de poudre.

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