Voyons les choses en face : sans le travail acharné des professionnels de soutien administratif de votre équipe, vous ne seriez probablement pas aussi organisé, concentré, et, avouons-le, vous n'auriez probablement pas autant de succès.
Dans un sondage de Robert Half auprès de gestionnaires d'embauche, 79 % d'entre eux ont affirmé que les responsabilités des professionnels de soutien se sont accrues avec le passage à des modèles d’affaires à distance*. Compte tenu de cette information, prenez un moment pour réfléchir à la dernière fois où vous les avez remerciés ou avez témoigné de votre reconnaissance envers eux.
La Journée internationale des professionnels de l’administration le 27 avril et la Semaine des professionnels de soutien administratif sont d'excellentes occasions pour reconnaître les personnes qui vous soutiennent. Étant donné que les équipes hybrides sont la nouvelle norme, comment faire pour témoigner votre reconnaissance et souligner l’importance du travail de vos adjoints et de vos directeurs de bureau en télétravail?
Quatre façons d’exprimer votre gratitude
Voici quelques conseils qui vous aideront à témoigner votre reconnaissance à vos employés lors de vos activités.
1. Remettre des prix d’entreprise – Félicitez les membres de votre équipe administrative pour leurs réalisations au cours d’une réunion ou d’un autre forum public. Étant donné que de nombreuses équipes travaillent à distance, considérez la nomination de membres du personnel pour des récompenses internes, comme celle décernée à l’employé du mois. Envoyez un certificat spécial par courriel que les gagnants pourront imprimer et afficher. L’envoi d’un courriel saluant leurs réalisations et mettant en copie les membres de l’équipe entière ou la haute direction donnera à la récompense un caractère unique.
2. Montrer votre appréciation avec des cadeaux – De nombreux gestionnaires remercient leurs professionnels de soutien administratif avec des fleurs, une carte cadeau ou une note de remerciement écrite à la main. Voici quelques autres idées pour témoigner votre gratitude : friandises, paniers cadeaux, livre d’affaires ou livre de l’auteur préféré du membre de l’équipe administrative.
3. Encourager le développement professionnel – Les professionnels de soutien administratif apprécient les occasions de formation. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’exprimer votre reconnaissance, offrez-leur ce qu’ils demandent. Fournissez-leur une adhésion gratuite à une association professionnelle. Planifiez une session de formation en ligne ou un webinaire adapté aux besoins et aux intérêts du groupe. Cela présente le double avantage de récompenser les employés administratifs pour un travail bien fait tout en les aidant à renforcer leurs compétences au profit de l’organisation.
4. Offrez des avantages à votre personnel – Tout le monde apprécie les récompenses tangibles. Cela ne veut toutefois pas dire qu’exprimer votre reconnaissance à votre personnel doit être coûteux. Des récompenses comme la possibilité de terminer une journée de travail plus tôt ou d’obtenir des congés supplémentaires seraient appréciées.
Choses à faire et à ne pas faire lorsque l’on exprime sa gratitude
Avant de commencer à multiplier les éloges lors de la Journée internationale des professionnels de l’administration, prenez ces suggestions en note, surtout si vous avez du mal à trouver le temps ou les mots pour exprimer votre reconnaissance :
Assurez-vous toutefois d’être sincère et de féliciter l’employé pour une réussite en particulier.
Personnalisez vos félicitations à l’employé. Alors que certaines personnes aiment les marques d’appréciation publiques, d’autres préfèrent être félicitées en privé. Fiez-vous à la personnalité du membre du personnel pour connaître la meilleure façon de le féliciter.
Faites en sorte que vos éloges soient offerts en temps opportun. Si vous appréciez le travail de votre professionnel de soutien administratif, remerciez-le sans attendre, de façon ponctuelle. Vous n’avez pas besoin de garder vos remerciements pour les évaluations ou une réunion.
Offrez un cadeau significatif aux employés qui se dépassent. Un cadeau non réfléchi peut être pire que de ne rien offrir du tout.
Soyez direct. En plus de montrer combien vous appréciez les membres de votre personnel administratif, il est important de le verbaliser pour qu’ils comprennent le message.
N’exagérez pas vos louanges. Vos bons mots pourraient paraître forcés ou même hypocrites.
Ne soyez pas trop général. Les gens apprécient d’entendre non seulement qu’ils ont fait du bon travail, mais aussi ce qui vous a plu dans la façon dont ils l’ont fait, ou l’effet qu’ils ont eu.
Des mots d’éloge pour votre équipe administrative
Bien que vos félicitations doivent être sincères et adaptées, voici quelques idées générales de remerciements à faire à votre adjoint ou à tout autre personnel de soutien :
« Merci de votre organisation hors pair des dossiers du service. Grâce à vous, j’ai trouvé facilement ce dont j’avais besoin pour cette réunion de dernière minute! »
« J’ai remarqué à quel point vous êtes amical et serviable lorsque vous interagissez avec les autres. Merci d’aider les clients à sentir qu’ils comptent vraiment pour nous et de faire en sorte que les personnes d’autres groupes de travail considèrent notre service comme accessible. »
Lorsque cela est bien fait, montrer son appréciation stimule la motivation, l’engagement et l’attitude positive des employés tout en faisant baisser leur niveau de stress. Votre personnel de soutien peut ainsi se concentrer sur des actions et des comportements positifs. Tout cela se traduit par un meilleur service à la clientèle et une efficacité accrue au travail.
Comme les tâches quotidiennes des professionnels de soutien administratif sont devenues plus exigeantes et plus complexes, votre équipe a encore plus besoin de ressentir votre gratitude. Vous pourriez être surpris de voir à quel point un remerciement peut aider un collègue à réaliser que vous vous souciez de lui et du travail qu’il accomplit.
Avez-vous besoin d’autres idées sur la façon d’exprimer votre gratitude et de rester en contact avec votre équipe virtuelle? Voici des conseils clés de reconnaissance des employés en situation de gestion du travail « de n’importe où ».
*Source : Sondage de Robert Half auprès de plus de 150 gestionnaires d'embauche dans le domaine de l'administration et du service à la clientèle au Canada.
