Comment témoigner votre reconnaissance aux professionnels de l'administration tout en travaillant à distance?

Par Robert Half on le 30 mars, 2021 à 8:47

Voyons les choses en face : sans le travail acharné des professionnels de soutien administratif de votre équipe, vous ne seriez probablement pas aussi organisé, concentré, et, avouons-le, prospère. 

Dans cette perspective, prenez un moment pour réfléchir à la dernière fois où vous les avez remerciés en leur témoignant votre reconnaissance. La Journée internationale des professionnels de l’administration et la Semaine des professionnels de soutien administratif nous rappellent qu’il est important de valoriser les personnes qui vous soutiennent. Toutefois, comme les équipes hybrides sont là pour durer, comment faire pour témoigner votre reconnaissance et souligner l’importance du travail de vos adjoints et de vos directeurs de bureau qui travaillent à distance?

Quatre façons d’exprimer votre gratitude à votre personnel

Voici quelques conseils qui vous aideront à témoigner votre reconnaissance à votre personnel lors de vos activités.

1. Remettre des prix d’entreprise – De nombreux gestionnaires félicitent leur personnel administratif au cours d’une réunion ou d’un autre forum public. Étant donné que de nombreuses équipes travaillent à distance, l’une des idées consiste à nommer des membres du personnel pour des récompenses internes, comme l’employé du mois. Envoyez un certificat spécial par courriel que les gagnants pourront imprimer et afficher. L’envoi d’un courriel saluant leurs réalisations et mettant en copie les membres de l’équipe entière donnera à la récompense un caractère unique.

2. Montrer votre appréciation avec des cadeaux – De nombreux gestionnaires remercient leur personnel administratif avec des fleurs, une carte cadeau ou une note de remerciement écrite à la main. Voici quelques autres idées pour témoigner votre gratitude : friandises, paniers cadeaux, livre d’affaires ou livre de l’auteur préféré du membre du personnel.

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3. Encourager le développement professionnel – Les professionnels de soutien administratif apprécient les occasions de formation. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’exprimer votre reconnaissance aux membres de votre personnel, offrez-leur ce qu’ils demandent. Fournissez-leur une adhésion gratuite à une association professionnelle. Planifiez une session de formation en ligne ou un webinaire adapté aux besoins et aux intérêts du groupe. Cela présente le double avantage de récompenser le personnel administratif pour un travail bien fait tout en l’aidant à renforcer ses compétences au profit de l’organisation.

4. Offrez des avantages à votre personnel – Tout le monde apprécie les récompenses tangibles. Cela ne veut toutefois pas dire qu’exprimer votre reconnaissance à votre personnel doit être coûteux. Des récompenses comme la possibilité de quitter le travail plus tôt une journée ou d’obtenir des congés supplémentaires seraient appréciées.

Choses à faire et à ne pas faire lorsque l’on exprime sa gratitude

Avant de commencer à multiplier les éloges lors de la Journée internationale des professionnels de l’administration, prenez ces suggestions en note, surtout si vous avez du mal à trouver le temps ou les mots pour exprimer votre reconnaissance :

  • Assurez-vous toutefois d’être sincère et de féliciter l’employé pour une réussite en particulier.
  • Personnalisez vos félicitations à l’employé. Certaines personnes aiment les marques d’appréciation publiques, tandis que d’autres préfèrent être félicitées en privé. Fiez-vous à la personnalité du membre du personnel pour connaître la meilleure façon de le féliciter.
  • Faites en sorte que vos éloges soient offerts en temps opportun. Si vous appréciez le travail de votre professionnel administratif, remerciez-le sans attendre, de façon ponctuelle. Vous n’avez pas besoin de garder vos remerciements pour les évaluations ou une réunion.
  • Offrez un cadeau significatif aux employés qui se dépassent. Un cadeau non réfléchi peut être pire que de ne rien offrir du tout.
  • Soyez direct. En plus de montrer combien vous appréciez les membres de votre personnel administratif, il est important de le verbaliser pour qu’ils comprennent le message.
  • N’exagérez pas vos louanges. Vos bons mots pourraient paraître forcés ou même hypocrites.
  • Ne soyez pas trop général. Les gens apprécient d’entendre non seulement qu’ils ont fait du bon travail, mais aussi ce qui vous a plu dans la façon dont ils l’ont fait, ou l’effet qu’ils ont eu.

Des mots d’éloge pour votre personnel administratif

Bien que vos félicitations doivent être sincères et adaptées à votre personnel, voici quelques idées de remerciements à faire à votre adjoint ou à tout autre personnel de soutien :

  • « Merci de votre organisation hors pair des documents du service. Grâce à vous, j’ai trouvé facilement ce dont j’avais besoin pour cette conférence téléphonique de dernière minute! »
  • « J’ai remarqué à quel point vous êtes amical et serviable lorsque vous interagissez avec les autres. Merci d’aider les clients à sentir qu’ils comptent vraiment pour nous et de faire en sorte que les personnes d’autres groupes de travail considèrent notre service comme accessible. »

Lorsque cela est bien fait, montrer son appréciation aux employés stimule la motivation, l’engagement et l’attitude positive des employés tout en faisant baisser leur niveau de stress. Votre personnel de soutien peut ainsi se concentrer sur des actions et des comportements positifs. Tout cela se traduit par un meilleur service à la clientèle et une efficacité accrue au travail.

Comme les tâches quotidiennes des professionnels de l’administration sont devenues plus exigeantes et plus complexes, votre équipe a encore plus besoin de ressentir votre gratitude. Vous pourriez être surpris de voir à quel point un remerciement peut aider un collègue à réaliser que vous vous souciez de lui et du travail qu’il accomplit.

Avez-vous besoin d’autres idées sur la façon d’exprimer votre gratitude et de rester en contact avec votre équipe virtuelle? Voici 10 conseils clés de reconnaissance des employés en situation de gestion du travail « de n’importe où »

 

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