Sondage : des directeurs financiers canadiens révèlent les notes de frais les plus aberrantes qu’ils aient reçues

  • La plupart des dirigeants déclarent que les exagérations ont augmenté au cours des dernières années.
  • 90 % des entreprises utilisent des solutions technologiques pour faire le suivi des notes de frais des employés.

Toronto (Ontario), le 20 juin 2019 — Les services des finances élaborent continuellement des directives rigoureuses en matière de notes de frais, mais une étude laisse entendre que celles-ci n’ont pas endigué l’afflux de demandes surprenantes présentées par certains employés. Dans le cadre d’un récent sondage mené par Robert Half Management Resources, 58 % des directeurs financiers au Canada ont fait part d’une augmentation du nombre de demandes de remboursement inappropriées au cours des trois dernières années. Certaines des infractions les plus scandaleuses comprenaient de la nourriture pour chat, une ballade en hélicoptère et une tondeuse à gazon. 

La question suivante a été posée aux directeurs financiers : « Au cours des trois dernières années, avez-vous remarqué une hausse ou une baisse du nombre de notes de frais inappropriées? ». Voici leurs réponses :

 

Hausse importante

17 %

Légère hausse

41 %

Aucun changement

32 %

Légère diminution

7 %

Diminution importante

 3 %

 

100 %

 

Les directeurs financiers ont également cité les exemples suivants à titre de demandes de remboursement inusitées :

  • Contravention pour excès de vitesse
  • Costume de carnaval
  • Bottes de cowboy
  • Location de chèvres pour tondre la pelouse
  • Taxes

Des dépenses ayant trait aux enfants et aux animaux de compagnie ont souvent été soulevées. Voici quelques exemples :

  • Garderie
  • Gardiennage d’animaux de compagnie
  • Nourriture pour chat
  • Facture de nettoyage d’excréments de chiens
  • Jouets

Les dépenses ménagères et les articles de maison ont également constitué des demandes de remboursement populaires :

  • Mélangeur à crème glacée
  • Briques pour bâtir des murs
  • Tondeuse à gazon
  • Machine à maïs soufflé

Quelques demandes frôlaient même l’absurde :

  • Dépenses liées à un détournement de fonds
  • Pieuvre vivante — à titre d’animal de compagnie, et non de nourriture
  • Location d’une montgolfière
  • Journée au spa

« Alors que certaines notes de frais peuvent sembler humoristiques, ou même audacieuses, elles peuvent causer des problèmes pour les entreprises », a déclaré David King, président de district principal de Robert Half Management Resources. « Il est avantageux pour les organisations de mettre en place des politiques claires et des processus d’examen efficaces. Autrement, des choses comme les notes de frais peuvent créer des situations coûteuses en temps. »

L’étude a également révélé que la plupart des entreprises font appel à des solutions technologiques dans le cadre de leur processus de traitement des notes de frais : 51 % utilisent des logiciels conçus à l’interne, et 39 % ont recours à des logiciels ou des systèmes de tiers. Seulement 10 % de l’ensemble des organisations utilisent des processus manuels; cette proportion atteint toutefois 21 % dans le cas des plus petites sociétés ayant participé au sondage (comptant de 20 à 49 employés).

Bien que la mise en œuvre de nouvelles technologies soit utile, la communication demeure un élément essentiel, a ajouté M. King. « Prenez des mesures pour résoudre les incertitudes au sein du personnel quant à ce que vous considérez comme des frais professionnels valides. Assurez-vous que les politiques soient facilement accessibles, incluez des exemples de diverses situations potentielles afin d’éclaircir les zones grises et formez le personnel comptable afin qu’il réponde aux questions ou prévienne les problèmes avant qu’ils ne surviennent. »

Robert Half Management Resources propose aux gestionnaires trois façons de réduire le nombre de notes de frais inappropriées :

  1. Faites connaître la politique de l’entreprise. Assurez-vous que les directives sont facilement accessibles et procédez à des rappels périodiques par l’intermédiaire d’un bulletin à l’intention des employés, de l’intranet ou de courriels destinés au personnel.
  2. Discutez des dépenses avec l’employé. Une demande inappropriée peut découler d’un simple manque de jugement de la part d’un employé ou d’une tentative de dépasser les limites. Quelle qu’en soit la raison, faites un suivi avec l’employé afin que les erreurs puissent être évitées à l’avenir.
  3. Continuez de surveiller les demandes. Gardez un œil sur les demandes futures lorsqu’un problème important est survenu. Examinez les nouvelles notes de frais de l’employé afin de confirmer que les directives sont maintenant bien comprises et que les demandes de remboursement sont conformes à celles-ci.

 

Au sujet du sondage

Les sondages en ligne ont été élaborés par Robert Half Management Resources et menés par une firme de sondage indépendante. Ils sont fondés sur les réponses de plus de 300 directeurs des finances dans des entreprises canadiennes comptant 20 employés ou plus.

 

Robert Half Management Resources

Robert Half Management Resources est le principal fournisseur mondial de cadres supérieurs spécialisés en finance, en comptabilité et en systèmes d’entreprise en vue de répondre aux besoins de recrutement d’employés intérimaires et contractuels des entreprises. Personnalisant son approche pour chaque organisation, Robert Half Management Resources peut fournir un consultant unique, une équipe financière ou des services-conseils complets, fournis par Protiviti, une filiale de Robert Half. Avec plus de 135 bureaux dans le monde, Robert Half Management Resources collabore avec des entreprises de toute taille, y compris avec plus de la moitié des 100 premières entreprises figurant au classement FORTUNE 500®. Pour en savoir plus, visitez roberthalf.ca/fr/management-resources.

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