Quand les esprits se rencontrent : les employés et les directeurs canadiens détestent les pertes de temps et les interruptions

En moyenne, les travailleurs passent 15 % de leur temps en réunion et croient que 25 % de ce temps s’agit de temps gaspillé.

  • Les problèmes courants incluent les réunions qui commencent ou se terminent en retard, les réunions inutiles, les personnes qui interrompent le cours de la réunion et une mauvaise organisation du temps.
  • Près de la moitié des travailleurs disent être moins engagés lorsqu’ils participent à une réunion à distance.

Toronto, ON — Que vous les aimiez ou que vous les détestiez, les réunions représentent une plateforme essentielle pour le partage de renseignements, les séances de remue-méninges permettant de lancer de nouvelles idées et la collaboration en équipe. Toutefois, sont-elles toujours nécessaires? Il ne semble pas que ce soit le cas, selon les conclusions d’un nouveau sondage d’Accountemps. Les professionnels sondés affirment passer 15 % de leurs heures de travail en réunion et ils ont l’impression que le quart de ce temps est perdu.

Les réponses des directeurs financiers démontrent qu’ils passent légèrement plus de temps en réunion (26 %). Ils croient toutefois que 18 % de ce temps est improductif.

Les enjeux les plus fréquemment cités par les travailleurs au sujet des réunions comprenaient :*

Les réunions qui commencent ou se terminent en retard

64 %

Les réunions sont inutiles (p. ex. le sujet de la réunion aurait pu être traité au moyen d’un courriel)

58 %

Les participants s’interrompent les uns les autres

56 %

On prévoit trop de temps ou trop peu de temps pour la réunion

56 %

Les participants sont distraits (utilisation du téléphone, vérification des courriels, gribouillage, etc.)

52 %

Les participants ne sont pas préparés

49 %

Les participants ne suivent pas l’ordre du jour lorsqu’on leur en fournit un

47 %

* Principales raisons seulement. Réponses multiples acceptées.

Conclusions additionnelles :

  • Dans l’ensemble, 49 % des travailleurs admettent être moins engagés durant les réunions à distance, tandis que 60 % des directeurs financiers affirment la même chose en ce qui concerne leur personnel.
  • Les directeurs financiers indiquent, en moyenne, que 15 % de leurs réunions sont menées par l’entremise de plateformes de réunion en ligne

 

« Même si les réunions peuvent représenter des occasions précieuses qui permettent au personnel d’échanger des opinions et de collaborer, les enjeux comme la mauvaise planification ou le manque de concentration mènent souvent à des discussions interminables, redondantes et non productives, souligne David King, président d’Accountemps au Canada. Il est important que les responsables de réunion établissent des objectifs clairs, respectent un ordre du jour précis et fassent un suivi avec des notes ou des étapes subséquentes pour s’assurer de l’utilisation efficace et constructive du temps de tous les participants. »

Accountemps propose les méthodes suivantes pour régler les principaux problèmes associés aux réunions :

Pour les planificateurs de réunions :

  • Pensez à des solutions de rechange. Si votre seul objectif est de fournir de brèves mises au point, un courriel suffit. Toutefois, lorsque vous souhaitez créer un consensus, obtenir l’appui de tous ou trouver des solutions, bref tout enjeu qui nécessite une discussion, mieux vaut organiser une réunion.
  • Limitez le nombre de participants. Invitez uniquement ceux qui ont besoin de participer. Les réunions avec moins de participants ont tendance à mieux se dérouler que celles comportant plus de participants.
  • Accordez suffisamment de temps à la réunion. Il n’y a aucune règle stipulant que les réunions doivent être organisées en intervalles de 30 minutes. Songez à des séances de 15 ou de 45 minutes si vous pouvez couvrir tout le matériel en moins de temps.
  • Réunissez-vous en personne. Les conférences téléphoniques sont pratiques, car elles permettent aux entreprises d’économiser de l’argent et de gagner du temps. Toutefois, pour les réunions en format allongé, quand vous avez besoin de l’attention et de la participation de tous, rassemblez le personnel en interne.
  • Créez un ordre du jour. Une structure permet d’établir des attentes et d’économiser du temps. Assignez des présentateurs aux sujets et mettez ces derniers au fait du temps qui leur est accordé. Envoyer l’ordre du jour aux participants à l’avance pour qu’ils puissent contribuer à la réunion.

Pour les participants :

  • Soyez préparés. Rien ne fait perdre davantage de temps que les participants qui ne sont pas prêts à faire leur présentation, qui n’ont pas la bonne documentation ou qui doivent rechercher l’information dans leur ordinateur.
  • Soyez ponctuels. Lorsque vous êtes en retard à une réunion, les autres participants doivent soit vous attendre (ce qui entraîne une perte de temps), soit commencer sans vous (vous pourriez ainsi manquer des renseignements essentiels).
  • Soyez attentifs. Vous concentrer sur votre téléphone ou votre ordinateur portatif tandis que les autres parlent s’agit d’une mauvaise étiquette en milieu de travail. En écoutant attentivement et en posant des questions complémentaires pertinentes, non seulement quitterez-vous la réunion mieux informé, mais vous ferez également bonne impression auprès de votre patron et de vos collègues.
  • Attendez votre tour. Il n’y a rien de plus frustrant que les gens qui parlent en même temps que les autres. Si vous prenez la parole après quelqu’un d’autre, faites preuve de politesse et cédez-lui la parole.

 

Au sujet du sondage

Le sondage a été mis au point par Accountemps et mené par une firme de sondage indépendante. Il est fondé sur les réponses de plus de 400 travailleurs âgés de 18 ans ou plus travaillant dans des bureaux, et de plus de 270 directeurs financiers travaillant dans des entreprises canadiennes.

Accountemps

Accountemps, une enteprise de Robert Half, est le premier et le plus grand service de dotation en personnel spécialisé temporaire, en comptabilité, en finance et en tenue de livres dans le monde. L’entreprise compte plus de 300 emplacements répartis à travers le monde. D’autres ressources, y compris des services de recherche d’emploi et le blogue de l’entreprise, sont accessibles à roberthalf.ca/accountemps.