Descriptions de poste – Administration et soutien administratif

Grâce à OfficeTeam, de nombreux professionnels en administration obtiennent divers emplois de bureau dans des entreprises du monde entier. Afin de vous aider, nous avons rédigé des descriptions de poste pour les emplois que nous sommes appelés à pourvoir le plus souvent.

Administration
Administration – soins de santé
Service à la clientèle et centre d’appels
Saisie de données
Ressources humaines (RH)
Gestion
Services de bureau
Réception

Chaque description ci-dessous décrit en détail les fonctions de l’emploi de bureau et les compétences requises pour l’occuper.

ADMINISTRATION

Adjoint administratif

Effectuer des tâches de soutien administratif et du travail de bureau pour le compte de nombreux superviseurs, comme répondre au téléphone, accueillir et orienter les visiteurs, procéder au traitement de textes, créer des feuilles de calcul et des présentations et effectuer du classement. Des connaissances approfondies en informatique, une expérience de recherche en ligne et une grande aptitude à communiquer sont requises. Dans cette catégorie d’emploi, les professionnels peuvent également porter le titre d’adjoint de service, de coordonnateur ou d’associé.

Adjoint administratif – niveau d’entrée

Effectuer diverses recherches en ligne et utiliser des logiciels de traitement de textes et de présentation ainsi que des tableurs. Exécuter d’autres tâches, comme répondre au téléphone, effectuer du classement et saisir des données. Assister les adjoints administratifs et de direction en cas de surcharge de travail et remplacer la personne à la réception, au besoin.

Adjoint de direction

Effectuer des tâches administratives pour la direction. Parmi les autres responsabilités, filtrer les appels, gérer les agendas, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements, préparer les rapports et les données financières, former et superviser les autres employés de soutien administratif et encadrer les relations avec les clients. La personne qui occupe ce poste doit posséder de solides compétences en informatique et en recherche en ligne, faire preuve de souplesse, avoir d’excellentes qualités interpersonnelles, posséder de l’expérience en coordination de projets, en plus d’être à l’aise de travailler avec des gens de tous les échelons – employés et membres de la direction –, ainsi qu’avec les clients et les fournisseurs. Elle doit traiter les renseignements confidentiels avec tact, le cas échéant.

Adjoint au marketing

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste d’adjoint administratif, mais s’appliquent exclusivement au service de marketing. Assister les employés permanents et les pigistes, au besoin. Exécuter d’autres tâches, comme apporter son aide à la planification des salons professionnels et des événements, créer ou mettre à jour des présentations, assurer le suivi des budgets et des dépenses et communiquer avec les fournisseurs externes de services créatifs. La personne qui occupe ce poste peut aussi participer aux activités de veille et à l’affichage de contenu sur les réseaux sociaux de l’entreprise.

Adjoint/coordonnateur de projet

Collaborer avec des équipes internes et externes afin de démarrer et gérer des projets d’envergure. Coordonner les horaires et les activités, passer les commandes pour les fournitures et les services et surveiller les progrès et les résultats. La personne doit savoir communiquer habilement et posséder une connaissance approfondie des logiciels de base de données et de gestion de projet. Elle relève souvent du service de développement de produits, de gestion de projet ou de marketing.

Adjoint de gestion immobilière

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste d’adjoint administratif, mais s’appliquent exclusivement à une entreprise de gestion immobilière. La personne qui occupe ce poste apporte son aide à la révision des contrats de location et au suivi des bons de travail et des augmentations de loyer. Elle est responsable du soutien administratif et des rapports locateurs-locataires, de même que des fonctions liées aux comptes fournisseurs.

Adjoint aux achats

S’occuper de la création, du traitement et du suivi des bons de commande. Tenir à jour les registres des commandes et des stocks et faire un suivi auprès des fournisseurs concernant les expéditions et les livraisons. Posséder d’excellentes aptitudes à la communication orale et un bon sens de l’organisation, et savoir gérer son temps efficacement.

Adjoint aux ventes

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste d’adjoint administratif, mais s’appliquent exclusivement au service des ventes. Assister au besoin le personnel des ventes basé en région éloignée. Assumer d’autres responsabilités, comme traiter les rapports de dépenses, coordonner la soumission des propositions, planifier les réunions, suivre la progression des ventes, résoudre des problèmes techniques mineurs, maintenir à jour la base de données des dossiers du service et servir d’agent de liaison avec les représentants commerciaux en déplacement et le personnel du siège social.

Adjoint de direction principal

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste d’adjoint de direction, mais servent à soutenir les cadres de haute direction, surtout dans les grandes entreprises. La personne reçoit une prime si elle possède une connaissance du secteur d’activité. Elle doit traiter les renseignements confidentiels avec tact.

Adjoint administratif principal

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste d’adjoint administratif, mais nécessitent une plus grande expérience de chaque fonction. Le poste consiste à assister les cadres supérieurs et la supervision du personnel de soutien peut également être requise. La personne reçoit une prime si elle possède une connaissance du secteur d’activité. Des compétences avancées en informatique et une aptitude à donner de la formation à cet égard sont souhaitables.

Adjoint spécialisé – juridique

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste d’adjoint administratif, mais s’appliquent exclusivement au service juridique d’une entreprise ou à un cabinet d’avocats. Aider les avocats en filtrant les appels de clients, rédiger la correspondance d’affaires et transcrire des textes dictés sont au nombre des responsabilités d’un tel adjoint. La personne doit posséder d’excellentes compétences en informatique, en communication et en rédaction, comprendre les règles locales et provinciales concernant les actes de procédure et les formats de communication préalable, les échéanciers et les exigences en matière de dépôt, connaître la structure de l’appareil judiciaire, les fournisseurs et autres ressources juridiques et avoir une connaissance de base de la terminologie juridique.

ADMINISTRATION – SOINS DE SANTÉ

Spécialiste des dossiers médicaux électroniques

La personne qui occupe ce poste doit notamment créer, transcrire (lorsque dictés) et récupérer des dossiers médicaux. Elle est également responsable de numériser, puis examiner les dossiers pour s’assurer que les renseignements sur les patients, les soins et les diagnostics sont bien classés. La personne doit avoir de l’expérience avec les logiciels de traitement d’image et de numérisation de dossiers médicaux. Une excellente connaissance de la terminologie et des procédures médicales, de même que des aspects juridiques de la gestion des dossiers médicaux, est requise.

Spécialiste de la saisie de données médicales

Saisir des données alphanumériques à l’ordinateur. Enregistrer, récupérer et mettre à jour des fichiers. Analyser l’information contenue à des fins de rapports et de procédures. La personne doit connaître la terminologie médicale, l’informatique et les procédures de classement.

Administrateur de bureau de médecin

Voir à la gestion des activités quotidiennes d’un cabinet de soins de santé. Entre autres responsabilités, recruter et gérer le personnel, rédiger un plan d’affaires, interagir avec les compagnies d’assurance, gérer les contrats et assister à des conférences pour se tenir au courant des règles et de la réglementation. Gérer tous les aspects liés aux comptes clients ainsi que le budget du cabinet ou du service.

Réceptionniste médical

Cette personne doit accueillir les visiteurs, répondre aux appels, fixer les rendez-vous et effectuer des tâches administratives générales dans un établissement de soins de santé. Elle doit également connaître la terminologie médicale et traiter les renseignements confidentiels avec tact.

Planificateur médical
Organiser les horaires des patients et des médecins en vue des procédures médicales et chirurgicales. Réserver les salles et planifier l’horaire du personnel de soutien. La personne doit posséder des connaissances approfondies en informatique et d’excellentes aptitudes à communiquer, et savoir traiter les renseignements confidentiels avec tact.

Secrétaire/adjoint administratif médical

Effectuer des tâches semblables à celle d’un adjoint administratif, mais dans un hôpital, un bureau de médecin ou dans un secteur lié aux soins de santé, comme l’assurance. La connaissance de la terminologie médicale, de la gestion des demandes d’indemnité et des procédures de classement est souvent exigée. La personne qui occupe ces fonctions doit fréquemment interagir avec les fournisseurs et les patients. Elle doit traiter les renseignements confidentiels avec tact.

Commis à l’inscription, à la prise en charge et à l’admission des patients

Interroger les nouveaux patients avant leur admission pour recueillir des informations sociodémographiques ainsi que sur les assurances et le degré d’urgence. S’assurer que les documents sont remplis et signés et que les procédures de sécurité sont respectées. Expliquer les politiques de l’établissement, préparer les bracelets d’identification et les remettre aux patients, puis organiser le déplacement des patients jusqu’aux salles assignées. D’autres tâches peuvent être effectuées, notamment répondre au téléphone, soutenir les membres des familles et faire des recherches dans les dossiers médicaux antérieurs et les dossiers de comptes. La personne qui occupe ce poste doit traiter les renseignements confidentiels avec tact.

SERVICE À LA CLIENTÈLE ET CENTRE D’APPELS

Directeur de centre d’appels

Recruter, former et diriger les employés du centre d’appels. Responsable de la révision, de l’application et de l’amélioration des politiques et procédures du centre d’appels. Suivre le volume et la qualité des appels et préparer des rapports pour la direction de l’entreprise. Certains employeurs demandent un diplôme d’études collégiales, un baccalauréat ou plusieurs années d’expérience pertinente.

Représentant de centre d’appels

Dans un centre d’appels entrants, les tâches comprennent répondre aux demandes des clients, traiter les commandes et acheminer les appels aux services appropriés. Dans un centre d’appels sortants, les responsabilités consistent entre autres à communiquer avec des entreprises ou des particuliers, décrire les produits ou services et recueillir des renseignements sur les clients actuels et potentiels. Traiter un grand volume d’appels, généralement à l’aide d’un composeur automatique. Saisir des données, maintenir les bases de données de clients à jour et consigner les appels. Il est essentiel d’être un habile communicateur et de posséder des compétences en service à la clientèle et en saisie de données alphanumériques.

Directeur du service à la clientèle

Recruter, former et diriger les membres de l’équipe du service à la clientèle. Résoudre des problèmes complexes ou transmis à l’échelon supérieur à la suite de plaintes de clients, par exemple. Évaluer le rendement de l’équipe. Travailler en étroite collaboration avec d’autres services concernant la mise à jour des politiques et procédures pour le service à la clientèle. Certains employeurs demandent un diplôme d’études collégiales, un baccalauréat ou plusieurs années d’expérience pertinente.

Représentant du service à la clientèle

Faire des appels téléphoniques et y répondre. Entretenir de solides relations avec la clientèle en répondant aux questions et aux préoccupations de manière rapide et professionnelle. Effectuer la saisie de données. Peut aussi effectuer la recherche nécessaire à la résolution des problèmes de la clientèle. Il est essentiel d’être un habile communicateur et de posséder des compétences en saisie de données.

Représentant principal de centre d’appels

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste de représentant du centre d’appels, mais nécessitent une plus grande expérience de travail. Assumer d’autres responsabilités, comme communiquer avec les fournisseurs et les clients, surclasser les produits ou accroître les services des clients actuels au moyen de techniques de vente incitative, gérer les fichiers de la base de données et superviser le personnel.

Représentant principal du service à la clientèle

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste de représentant du service à la clientèle, mais nécessitent une plus grande expérience de chaque fonction. Exécuter d’autres tâches, comme régler les plaintes des clients, gérer les fichiers de la base de données, rédiger les rapports périodiques sur les problèmes liés au service à la clientèle et superviser le personnel.

SAISIE DE DONNÉES

Spécialiste de la saisie de données

Entrer rapidement et sans erreurs des données provenant de différentes sources dans une base de données informatique. Au besoin, prendre les commandes de clients et les entrer dans un système de suivi.

Spécialiste de l’entrée des commandes

Les fonctions sont semblables à celles décrites pour le poste de spécialiste de la saisie de données, mais comprennent davantage d’interactions par téléphone ou par courriel avec la clientèle. Vérifier les stocks et fournir des renseignements sur l’expédition et les prix. Assurer le suivi des commandes, à partir du moment où elles sont passées jusqu’à la livraison des produits. Il est essentiel d’être un habile communicateur et de posséder des compétences en informatique, en dactylographie et en saisie de données alphanumériques.

Spécialiste principal de la saisie de données

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste de spécialiste de la saisie de données, mais nécessitent une plus grande expérience. Grouper les données par lot en vue de la saisie et définir les priorités. Analyser l’information contenue à des fins de rapports et de procédures. La personne doit posséder des connaissances en matière d’équipement technique, savoir former et superviser d’autres personnes et être capable de saisir de grands volumes de données.

Spécialiste principal de l’entrée des commandes

Les fonctions sont les mêmes que pour le poste de spécialiste de l’entrée des commandes, mais nécessitent une plus grande expérience. Gérer les activités d’entrée de commandes pour l’entreprise. Travailler en collaboration avec les partenaires d’expédition et de fabrication afin de planifier les envois aux clients. Résoudre les problèmes de commandes de clients et participer à la formation des nouveaux employés.

RESSOURCES HUMAINES (RH)

Adjoint/généraliste des ressources humaines

Filtrer les appels, planifier les entrevues et effectuer la recherche en ligne pour repérer des candidats pour un emploi. Numériser les curriculum vitæ, participer à la planification des réunions d’orientation des nouveaux employés, rassembler la documentation et maintenir à jour la base de données des dossiers d’employés. Il est essentiel de posséder des connaissances approfondies en informatique et de savoir traiter les renseignements confidentiels avec tact.

Spécialiste/coordonnateur des ressources humaines, avantages sociaux

Apporter son aide à la gestion opérationnelle des régimes privés d’assurance soins de santé et de prévoyance sociale, des régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER) et des systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH). Aider à inscrire les employés aux régimes d’avantages sociaux, servir de point de contact principal pour les questions ou les plaintes liées à ces régimes et travailler directement avec les fournisseurs pour résoudre des problèmes. La personne qui occupe ce poste doit avoir d’excellentes aptitudes à la communication, de fortes compétences informatiques et interpersonnelles, en plus d’un grand sens de l’organisation.

Spécialiste/coordonnateur des ressources humaines, recrutement

S’occuper de l’affichage interne et externe de postes vacants, évaluer les candidats en fonction des critères d’embauche de l’entreprise et préparer des lettres d’offres d’emploi. Assumer d’autres responsabilités, comme superviser le suivi des candidats et effectuer des analyses de recrutement. Peut aussi participer à d’autres projets du service des RH. La personne qui occupe ce poste doit avoir d’excellentes aptitudes à la communication, de fortes compétences informatiques et interpersonnelles, en plus d’un grand sens de l’organisation.

GESTION

Gestionnaire des installations

Superviser l’entretien des immeubles, des terrains, des dispositifs de sécurité et de l’équipement de bureau d’une entreprise. Planifier les réparations, les projets de rénovation et les inspections de sécurité. Au besoin, diriger le personnel d’entretien et gérer les relations avec les employés contractuels et les fournisseurs.

Directeur de bureau

Coordonner les différents services de soutien administratif, en assurant notamment la supervision des achats et la sélection des fournisseurs. Il est essentiel d’être un habile communicateur et de posséder des connaissances en comptabilité. La personne qui occupe ce poste peut être appelée à superviser d’autres membres du personnel administratif. Dans certaines entreprises, ce poste peut comprendre des fonctions de ressources humaines, comme la mise à jour de politiques et procédures de bureau. La plupart du temps, la personne doit prendre en charge les déménagements et déplacements.

SERVICES DE BUREAU

Responsable des réclamations

Apporter un soutien administratif au service des réclamations. Vérifier les demandes d’indemnité pour s’assurer qu’elles sont complètes et que les renseignements sont exacts avant de les traiter et de les soumettre au rédacteur sinistres. Il est essentiel d’être un habile communicateur et de posséder des compétences en informatique et en saisie de données. Une connaissance approfondie du secteur de l’assurance et une expérience dans le domaine sont souhaitables.

Répartiteur

Organiser l’horaire et la répartition des travailleurs, de l’équipement et des véhicules de service servant au transport du matériel ou des passagers. Enregistrer les renseignements sur chaque appel et préparer des rapports détaillés indiquant les tâches exécutées pendant le quart de travail. Il est important de posséder des aptitudes à communiquer et de pouvoir travailler sous pression.

Commis à la documentation

Entre autres responsabilités, contrôler le processus de documentation entrante et sortante et tenir à jour les dossiers et les rapports de projet. Peut aussi acheminer les commandes, organiser les index et suivre les pratiques d’expédition.

Commis au classement

Effectuer des tâches liées au travail de bureau, comme le classement de lettres, notes de service, factures et autres documents codifiés conformément au système en place. Savoir utiliser l’équipement de bureau et effectuer des tâches administratives d’ordre général. Exécuter d’autres tâches, comme répondre au téléphone et saisir des données.

Commis à la logistique

Responsable du traitement logistique des commandes de clients, y compris la coordination auprès des fournisseurs, du personnel des ventes, des représentants du service à la clientèle, des représentants de la facturation, des entrepôts et des expéditeurs. Préparer les expéditions. Il est nécessaire d’avoir une certaine expérience dans des fonctions d’achats, de gestion des stocks, de transports et d’entreposage, et de posséder des compétences en informatique.

Adjoint/commis au courrier

Trier et distribuer le courrier entrant et sortant. Faire fonctionner l’équipement manuel et électronique servant aux envois postaux. Interagir avec les entreprises de messagerie.

Coordonnateur/adjoint de bureau/des installations

Appuyer le directeur de bureau ou le gestionnaire des installations dans ses tâches administratives, notamment les services d’entretien des installations et les services d’entretien général. Il est essentiel d’être un habile communicateur et de posséder des compétences en informatique et en saisie de données.

Commis de bureau

Effectuer des tâches administratives de base. Faire fonctionner l’équipement de bureau standard. Des compétences en informatique et en saisie de données peuvent être requises.

Spécialiste en présentations

Utiliser Microsoft PowerPoint et d’autres logiciels afin de créer des présentations internes et externes pour l’entreprise. Peut aussi modifier les documents existants et donner des directives de base aux présentateurs. Le candidat doit avoir un grand sens du graphisme et de l’organisation.

Correcteur d’épreuves

Vérifier la grammaire, l’orthographe, la syntaxe et le style des textes. Le candidat doit avoir le souci du détail, connaître les signes de correction standards et posséder une excellente connaissance des règles de grammaire et de style.

RÉCEPTION

Coordonnateur à la réception

Gérer la réception de l’entreprise. Accueillir et orienter tous les visiteurs, y compris les fournisseurs, les clients et les candidats pour un emploi. S’assurer que les documents sont remplis et signés et que les procédures de sécurité sont respectées. Gérer des projets administratifs spéciaux et aider les autres adjoints qui ont un surplus de travail. Peut également répondre aux appels entrants, selon la taille de l’entreprise.

Réceptionniste

Accueillir les visiteurs et effectuer des tâches administratives d’ordre général. Gérer les appels entrants et savoir utiliser un standard, au besoin. Aider les autres membres du personnel administratif lorsqu’il y a un surplus de travail, en effectuant du traitement de texte, de la saisie de données et de la recherche en ligne.

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