Courriels professionnels – perte de temps dans 9% des cas selon les dirigeants

Surtout à cause des pourriels et des messages incohérents

Robert Half
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Toronto, ON. — Une nouvelle étude suggère que les employés qui voient le temps filer à toute allure devraient examiner la manière dont ils gèrent leurs courriels. Selon un sondage mené par Robert Half, les directeurs financiers considèrent que 9 % du temps qu'ils passent sur les courriels au travail ne sert à rien.

Bien que le pourriel soit la principale cause de cette perte de temps selon 46 % des répondants, l'étude a cerné d'autres sources de distraction, comme la lecture laborieuse de messages incohérents, la réception de courriels impertinents sur lesquels vous avez été copié ou de ceux qui auraient pu être transmis autrement.

La question suivante a été posée aux directeurs financiers : « Quel pourcentage de temps pensez-vous gaspiller sur les courriels professionnels? » La moyenne des réponses s'établissait à 9 %.

On leur a également posé la question suivante : « Qu'est-ce qui fait perdre le plus de temps à l'égard des courriels? » Voici leurs réponses : 

Pourriel

46 %

Messages longs ou incohérents

27 %

Recevoir une copie conforme de messages non pertinents

19 %

Recevoir des messages qui auraient pu être diffusés autrement

8 %

 

100 %

« Le courriel est une partie essentielle de nos communications d'affaires. Mais quand la boîte de réception est remplie de messages inutiles ou non sollicités, ceux-ci peuvent avoir une incidence négative sur la productivité lorsque les employés perdent leur temps à tenter de gérer le débordement, explique Greg Scileppi, président, activités internationales de dotation en personnel, Robert Half.

La mise en place de filtres de courriel gérant le pourriel et le maintien de communications brèves et succinctes peuvent aider les employés à contrôler les distractions de la boîte de réception », ajoute-t-il.

Robert Half donne ici six conseils relatifs à l'étiquette entourant l'usage du courriel, que vos collègues sauront apprécier :

  1. Faites preuve de prudence avec la fonction « copie conforme ». La personne à qui vous transmettez une copie conforme a-t-elle besoin de passer le message en revue? A-t-elle des mesures à prendre? Utilisez la fonction « Répondre à tous » en dernier recours. Ne gaspillez ni votre temps ni le temps des destinataires qui n'ont pas besoin de lire le message du courriel.
  2. Restez concis. Adoptez une approche axée sur l'efficacité et la concision lorsque vous rédigez votre message. Le plus souvent possible, tenez-vous-en à deux paragraphes. Les courriels exhaustifs sont longs à digérer et risquent d'essouffler le lecteur.
  3. Gardez le travail d'enquête pour Hercule Poirot. Personne ne prend plaisir à essayer de comprendre les détours empruntés pour expliquer un sujet ni pourquoi la copie du message leur est destinée. Résumez votre pensée, situez le destinataire dans un contexte et allez droit au but.
  4. Soyez économe de votre temps. Résistez à la tentation de répondre dans l'immédiat, surtout si un problème peut se régler sans votre apport. Songez à la possibilité d'établir un « vendredi sans courriel » pour les communications internes – tout en continuant de traiter les courriels à destination et en provenance des fournisseurs et clients.
  5. Accordez de l'importance à la ligne objet. Utilisez des mots-clés qui évoquent le sujet abordé. Avez-vous besoin d'une réponse? Essayez d'utiliser « RSVP » dans les trois premiers mots. Autrement, expliquez immédiatement aux destinataires les mesures à prendre (p. ex., « pour examen » ou « réunion reportée ») pour qu'ils voient l'importance du message et réorganisent leurs priorités.
  6. Attention au ton. Un courriel est l'équivalent d'une note de service. C'est un document officiel qui mérite d'être rédigé avec le même professionnalisme. Vérifiez la grammaire et l'orthographe, puis relisez-vous avant de cliquer sur Envoyer. Ces quelques minutes additionnelles vous donneront l'occasion de fignoler le contenu et le ton du message.

À propos de l'étude

Le sondage a été mené au téléphone par un cabinet de recherche indépendant auprès de plus de 270 directeurs financiers sélectionnés à partir d'un échantillon aléatoire de sociétés canadiennes.

Robert Half

Robert Half compte plus de 330 établissements de dotation en personnel dans le monde et offre des services de recherche d'emploi en ligne sur les sites Web de ses divisions, lesquels sont tous accessibles par l'intermédiaire du site www.roberthalf.ca. Suivez @RobertHalf_CAFR sur Twitter pour obtenir d'autres conseils sur le milieu de travail et pour suivre les tendances de l'embauche.

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