Si vous avez mis votre développement de carrière en veilleuse pendant la pandémie, peut-être songez-vous que le temps est venu de redémarrer la machine. Pour faire progresser leur carrière, les professionnels de soutien administratif ont la possibilité, entre autres, de décrocher une certification. Les certifications peuvent vous aider à obtenir une promotion ou une augmentation de salaire au travail, à étoffer votre CV lorsque vous commencez une recherche d’emploi ou simplement à montrer votre expertise dans certains domaines.

Mais comment décider si l’obtention d’une certification vous convient? Pour vous aider à prendre une décision, nous avons préparé cet aperçu de quatre certifications populaires présentées dans le Guide salarial de Robert Half :

• Professionnel de soutien administratif certifié (CAP) de l’Association internationale des professionnels administratifs (IAAP)
• CCAP (Canada certified administrative professional) de l’Association of Administrative Professionals, située au Canada
• MOS (Microsoft Office specialist)
• CAPM (certified associate in project management)

Vous trouverez ci-après des renseignements sur chacune des certifications en administration ainsi que sur les conditions d’examen, le mode de formation et les coûts.

Professionnel de soutien administratif certifié

En 1951, lorsque l’IAAP a mis sur pied ce programme, les professionnels de soutien administratif et de bureau étaient appelés des secrétaires. En 2012, le titre professionnel a changé, passant de secrétaire professionnelle certifiée à professionnel de soutien administratif certifié. Ce titre est agréé par l’agence américaine National Commission for Certifying Agencies ou NCCA.

Passer l’examen pour obtenir ce titre permet de démontrer sa compétence dans les domaines suivants :

• Communication organisationnelle
• Rédaction commerciale et production de documents
• Technologies et diffusion de l’information
• Gestion des dossiers
• Gestion d’événement et de projet
• Activités liées aux ressources humaines
• Fonctions opérationnelles

Un aperçu de l’examen de CAP

Pour passer cet examen, il faut posséder quatre ans d’expérience de travail en tant que professionnel de soutien administratif, ou un diplôme associé (programme d’études supérieures de deux ans) et trois ans d’expérience pertinente, ou un baccalauréat et deux ans d’expérience. Le bagage professionnel doit avoir été acquis au cours des dix dernières années à un poste rémunéré. Les stages et les programmes travail-études ne comptent pas.

L’IAAP recommande de consacrer au moins trois à six mois à la préparation de l’épreuve et propose, moyennant des frais supplémentaires, des ressources d’étude et un examen de pratique. La demande doit faire mention de l’expérience professionnelle et de la formation. Une fois les renseignements vérifiés, il est possible de s’inscrire à l’examen.

L’examen de CAP est donné deux fois par année, à l’automne et au printemps. L’examen informatisé, d’une durée de trois heures, peut être passé en personne dans des centres d’examen répartis dans le monde ou en ligne grâce à un système de surveillance virtuelle, une innovation introduite pendant la pandémie. L’épreuve se compose de 200 à 225 questions à choix multiples. Les frais d’examen sont de 375 $ pour les membres de l’IAAP et de 575 $ pour les non-membres.

Une fois l’examen réussi, il est nécessaire de se soumettre à un processus de renouvellement de la certification tous les trois ans. Vous pouvez également passer une certification IAAP en gestion organisationnelle (OM) et donner ainsi un coup de pouce supplémentaire à votre carrière.

Nous pouvons vous aider à dénicher votre prochain emploi en administration.

CCAP (canadian certified administrative professional)

Chapeautés par l’AAP (Association of Administrative Professionals), un organisme canadien distinct de l’IAAP, les cours du CCAP couvrent les cinq domaines d’expertise suivants :

• La communication
• Le leadership et la gestion
• La gestion de projet
• Les technologies et les compétences informatiques
• Les opérations

Les cours dans les domaines mentionnés précédemment comprennent la rédaction commerciale, la gestion de sites Web et le comportement organisationnel. Il faut suivre sept cours pour obtenir le titre de CCAP, et les progrès sont mesurés par une évaluation continue plutôt que par un examen officiel. Les cours sont offerts sous différentes formes, notamment en personne et en ligne.

Pour avoir droit au certificat de CCAP, il faut posséder au moins cinq ans d’expérience professionnelle, ou trois ans d’expérience ainsi qu’un baccalauréat en administration des affaires. Les diplômés du programme de CCAP se soumettent à un renouvellement de la certification tous les trois ans.

Avant d’obtenir le titre de CCAP, il faut avoir été membre de l’AAP au moins un an. L’adhésion annuelle coûte 168 $ pour les professionnels et 50 $ pour les étudiants.

MOS (Microsoft Office specialist)

Les certifications MOS sont destinées à ceux qui cherchent à mettre en valeur leurs compétences et à démontrer leur maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et des logiciels Office, comme Word, Excel et PowerPoint.

Chaque examen réussi débouche sur une certification. Les certifications multiples donnent droit à des titres plus prestigieux et permettent de progresser, comme il est indiqué ci-après.

• Si la personne réussit trois examens d’associé, chacun couvrant un des logiciels de la suite Office, elle obtient le titre de spécialiste de la suite Microsoft Office : certification d’associé.
• Passer deux examens d’expert permet de décrocher le titre de spécialiste de la suite Microsoft Office : certification de sécurité.
• Passer quatre examens d’experts permet de décrocher le titre de spécialiste de la suite Microsoft Office : certification de maître.

Le programme de certification se compose d’examen se fondant sur des projets pour évaluer les compétences et les connaissances propres aux logiciels. Les projets testent les compétences, en reproduisant les conditions du monde réel, et valident les capacités du participant à manier l’ensemble des fonctionnalités de chaque application.

Parmi les compétences mesurées, citons :

• La gestion des options et des paramètres des documents, la conception avancée de documents, la création avancée de références et la création d’éléments Word personnalisés
• La gestion des options et des paramètres d’un classeur, l’utilisation de mises en pages et de formats de données personnalisés, la création avancée de formules ainsi que de graphiques et de tableaux
• La création et la gestion de présentations; l’insertion et la mise en forme de texte, de formes et d’images; l’insertion de tableaux, de graphiques, d’objet SmartArt et de médias; l’utilisation des transitions et d’animations; la gestion de présentations multiples
• La gestion des fonctions de collaboration dans les documents, comme l’ajout, la résolution et la suppression de commentaires

Un aperçu des examens de MOS

Il n’existe aucun prérequis pour ces certifications en administration, et de nombreux guides d’étude et d’examens pratiques sont vendus en ligne. Pour passer ces examens, il faut s’inscrire auprès de Certiport, une organisation qui supervise les examens de spécialiste Microsoft Office et qui dispose de centres autorisés à cette fin partout dans le monde. Il est également possible de passer l’examen en ligne tout en étant observé par un surveillant à distance.

Les examens de MOS portent sur plusieurs versions des produits : suite Microsoft Office 365 et Office 2019, Office 2016 ou Office 2013.

Les examens comportent plusieurs types de questions, allant de simulations à des questions brèves ou à choix multiples. Les épreuves durent environ 90 minutes, et le coût de chaque examen d’associé est d’approximativement 125 $.

CAPM (certified associate in project management)

Sous l’égide du Project Management Institute (PMI), une institution mondialement reconnue, la certification d’associé en gestion de projet convient parfaitement à celles et ceux qui débutent dans la profession et veulent mettre de l’avant leur capacité à exercer la fonction de gestionnaire de projet. Reconnue mondialement, cette certification est valable dans presque toutes les régions et peut se révéler utile dans les carrières suivantes :

• Gestionnaire de projet
• Gestionnaire de projet adjoint
• Gestionnaire de projet opérationnel
• Gestionnaire de projet d’ingénierie
• Analyste d’affaires

L’examen de CAMP repose sur le cadre de formation du PMI. Il se prépare en suivant un cours de préparation ou en étudiant le guide PMBOK, qu’il est possible de se procurer sur le site Web de l’organisation. L’examen se compose de 150 questions et il est possible de s’inscrire à l’examen en ligne de trois heures sur le site du PMI.

Pour pouvoir passer l’examen de CAMP, il faut être titulaire d’un diplôme du secondaire (diplôme d’études secondaires, diplôme d’associé ou l’équivalent mondial) et avoir suivi 23 heures de formation en gestion de projet. Pour conserver le titre, il faut obtenir 15 crédits de perfectionnement professionnel (CPP) additionnels tous les trois ans.

Pour les membres du PMI, le coût de l’examen est de 225 $; pour les non-membres, il s’élève à 300 $.

Le point sur les certifications en administration

Si vous jonglez avec l’idée d’obtenir une certification en administration, sachez qu’aucune réponse n’est bonne ni mauvaise. D’une part, vous pourriez disposer d’un avantage concurrentiel pour votre recherche d’emploi ou cette certification pourrait vous donner la crédibilité dont vous avez besoin pour que votre employeur vous confie un poste d’un échelon supérieur ou vous accorde une augmentation de salaire.

D’autre part, il y a le temps, l’argent et les efforts nécessaires. Sans compter le risque que la certification seule ne mène pas à une promotion ni à une augmentation de salaire.

Examinez votre situation professionnelle avant de décider si le temps et l’argent à consacrer à ce projet en valent la peine.