Comment rédiger une description de poste pour trouver les meilleurs candidats

Par le 10 mai, 2017 à 13:30

Vous voulez recruter un employé talentueux, mais vous devez jouer du coude parce que le marché de l’emploi est difficile? Vous pourriez aussi vous demander : à quand remonte la dernière fois où vous avez relu et retravaillé l’ensemble de vos descriptions de poste?

La description de poste est au cœur de votre stratégie d’embauche; elle doit donc être judicieusement rédigée et révisée de temps à autre. Si elle est bien faite, le reste du processus de recrutement – de l’étude des CV à la sélection des candidats, en passant par les entrevues et la négociation du salaire – suivra d’autant plus facilement. Par contre, une description mal rédigée risque de prolonger et de compliquer le processus, tout en augmentant les chances de commettre une erreur.

Lorsque vous rassemblez des renseignements pour écrire ou mettre à jour une description de poste, pensez à demander l’avis, si besoin est, des employés clés qui travailleront avec le candidat retenu. Ils pourront vous donner de précieux conseils, puisqu’ils connaissent les rouages du service concerné et de l’entreprise tout entière.

En plus de vous aider à trouver la bonne personne, une description brève, mais bien pensée augmentera vos chances de voir le nouvel employé réussir. Bien renseignée, la recrue pourra évoluer dans un cadre clair et connaîtra les attentes de son gestionnaire dès le début. 

Les éléments essentiels d’une bonne description de poste

En reproduisant la même description d’un emploi à l’autre, vous ne réussirez probablement pas à attirer les candidats que vous recherchez. Ce document ne devrait jamais être le même; il devrait être modifié en fonction des besoins précis du poste à pourvoir. Voici ce qu’une description doit contenir :

  • Titre du poste (et le code d’emploi, si tel est le cas) – Ici, la justesse est de mise. Certains titres qui sortent de l’ordinaire peuvent attirer des candidats sans toutefois les renseigner adéquatement. Choisissez un titre que les chercheurs d’emploi utiliseront dans leur recherche et comprendront immédiatement. Il doit être court; tenez-vous-en à « Commis comptable », même si le poste porte en réalité un titre plus long comme « Commis comptable et technicien occasionnel de photocopieuse/Gestionnaire de stagiaires, échelon 15 ».
  • Accroche – Une accroche forte est une bonne façon d’établir un contact avec les candidats et de les intéresser aux perspectives de cet emploi. Une introduction captivante encouragera aussi les candidats potentiels à poursuivre leur lecture.
  • Portrait de l’entreprise et culture – Parlez de l’entreprise. Pour attirer les meilleurs candidats, vous devez piquer leur curiosité et les amener à s’intéresser à l’entreprise, voire à rêver d’y travailler. Faites valoir les points forts de l’entreprise, énoncez sa mission, brossez un tableau de sa culture et tracez un portrait représentatif du climat de travail.
  • Service concerné – Les plus fins chercheurs d’emploi voudront connaître le service qui recrute dans l’entreprise. C’est un renseignement utile pour personnaliser une lettre de motivation et le CV, s’informer sur le poste et décider si l’on cadre bien dans l’emploi. Le candidat ne devrait pas avoir à chercher ce renseignement dans la description de poste. Nommer le service concerné facilitera autant le dépôt de la candidature que son évaluation.
  • Structure hiérarchique – Indiquez clairement la position du poste dans la structure hiérarchique de l’entreprise. Nommez le titre du supérieur immédiat et les titres des futurs collègues du nouvel employé. S’il s’agit d’un poste de cadre, précisez le nombre de ses subordonnés immédiats.
  • Résumé du poste – Nous voici au cœur de la description de poste. En quelques phrases, résumez les responsabilités, les fonctions et le rôle du poste dans l’organisation. Décrivez brièvement les attentes de la direction envers l’employé, énumérez les objectifs à court et à long terme, puis expliquez ce qui constitue un travail exceptionnel dans ces fonctions. Soyez aussi clair que possible, de sorte que le candidat comprenne les responsabilités liées au poste et les conditions pour réussir. Vous manquez d’espace? Présentez le contenu de cette section sous forme d’énumération; il sera plus facile à assimiler.
  • Principales tâches et responsabilités – C’est ici que l’on précise les responsabilités énumérées dans la section Résumé du poste. Aidez le candidat à se projeter dans l’exercice de ses fonctions. Donnez une estimation du pourcentage de temps consacré à chaque tâche (pour un total de cent pour cent) et la fréquence d’exécution de chacune (tâche quotidienne, hebdomadaire ou trimestrielle). Si vous donnez autant de précisions, assurez-vous toutefois qu’elles sont fidèles à la réalité; pour ce faire, consultez l’équipe en place. 
  • Rémunération – Il y a des pour et des contre à dévoiler l’échelle salariale dans une description de poste, mais les candidats devraient savoir d’avance à quoi s’en tenir. Si vous ne mentionnez pas d’échelle salariale, prenez au moins le temps d’en préparer une en fonction de la formation et de l’expérience requises. Tenez compte du niveau de rémunération globale dans la succursale, le service concerné, l’entreprise et la région. Si vous préférez garder le secret, faites valoir que vous offrez un salaire concurrentiel. (Faites toujours, toujours des recherches sur les tendances salariales du marché concernant le poste que vous cherchez à pourvoir. Vous voulez offrir un salaire équivalent sinon supérieur à ce qu’offrent vos concurrents.) Profitez-en également pour souligner les avantages sociaux, car pour la majorité des chercheurs d’emploi, ce renseignement est aussi important que le salaire.
  • Lieu de travail et présence au travail – Ne manquez pas de préciser l’emplacement du bureau où l’employé sera appelé à travailler. De nos jours, le réaménagement des horaires de travail – horaire variable, télétravail, partage d’emploi et autres – est de plus en plus populaire. Votre entreprise offre cette flexibilité? Voilà un bel argument de vente. Si, par contre, le gestionnaire exige que ses employés soient bien installés à leur bureau de 8 h à 17 h, précisez-le.
  • Mise au point – Aucune offre d’emploi ne contient une liste exhaustive des tâches inhérentes au poste, et c’est très bien ainsi. Prenez soin de mentionner que les responsabilités pourront être revues de temps à autre, au besoin.
  • Qualifications – Pour se qualifier au poste, quelles connaissances, compétences, formations, aptitudes et expériences pertinentes doit-on avoir? Quelles langues doit-on maîtriser? Ici, plus vous serez précis, plus les candidats qui soumettront leur candidature seront qualifiés. Veillez toutefois à ce que les qualifications indiquées soient absolument nécessaires. Si elles ne sont que des atouts, vous pourriez décourager l’aspirant idéal.
  • Formations scolaires et professionnelles – Énoncez les diplômes, les titres et les permis requis à l’emploi. Si l’expérience suffit à compenser l’une de ces exigences, précisez-le en mentionnant l’équivalence requise.
  • Qualités et attributs – En plus des compétences techniques, de la formation et de l’expérience, réfléchissez aux qualités et aptitudes interpersonnelles qui favoriseraient un rendement exceptionnel de l’employé. Voulez-vous que la recrue fasse preuve d’initiative? Doit-elle posséder un sens du service à la clientèle exceptionnel et d’excellentes aptitudes à la communication? N’exagérez pas, tout de même, car un excès de vertus découragera les candidats. Énumérez plutôt les quatre ou cinq qualités que vous appréciez chez les meilleurs employés qui occupent déjà ces fonctions dans l’entreprise, et expliquez en quoi elles sont essentielles au poste. Si vous cherchez une personne douée avec la clientèle, soucieuse du respect des règles de conformité ou qui n’a pas peur du travail, dites-le.

La conclusion de la description de poste

Quels que soient les éléments que vous choisissez d’inclure, rédigez la description de poste dans un langage clair. Évitez le jargon du métier qui est peut-être clair pour les initiés, mais vague pour les autres. Un langage clair et concis sera apprécié des chercheurs d’emploi et réduira le risque de malentendus pendant le processus de recrutement.

Un autre point tout aussi important : soyez honnête. Une description qui exagère ou minimise les fonctions du poste, dont les heures et le rythme de travail, peut conduire à de mauvaises embauches ou à du ressentiment chez la recrue. En effet, une offre d’emploi inexacte ou déraisonnable peut fausser les attentes et attirer les mauvaises personnes. Les erreurs commises à l’embauche sont souvent le résultat de descriptions qui ne reflètent pas fidèlement la réalité d’un travail. Assurez-vous de dresser un portrait positif et actuel de l’emploi. Résistez à la tentation d’embellir la réalité au sujet des longues heures de travail, du rythme de travail effréné ou d’autres aspects de l’emploi. Lorsqu’elles sont bien écrites, les descriptions ne laissent aucun doute sur les attributions du poste.

Les chercheurs d’emploi avertis poseront leur candidature seulement s’ils satisfont les critères mentionnés et s’ils sont à l’aise avec les tâches décrites. Par conséquent, en rédigeant une description de poste précise et réaliste, vous risquez moins d’engager une personne qui n’aimera pas – pire, qui ne pourra accomplir – les tâches demandées. Qui plus est, une bonne offre d’emploi peut aider les personnes les plus compétentes à détailler leur savoir-faire, ce qui vous permettra de voir leur compatibilité avec les qualités recherchées.

À l’évaluation des candidats, comparez chaque CV à la description de poste et cherchez les similitudes. Les personnes dont la candidature satisfait la majorité de vos critères seront celles à passer en entrevue. En servant de point de comparaison pour tous les candidats, la description vous aidera à faire une présélection composée de personnes ayant un fort potentiel de succès.

Et voici un dernier conseil à ne pas négliger : faire équipe avec une agence de dotation spécialisée vous donne accès à des spécialistes du recrutement qui ne sont pas seulement disponibles pour vous aider à écrire une excellente description de poste, mais peuvent également faire le travail de recrutement pour vous. Par-dessus tout, vous aurez accès à un large bassin de candidats talentueux que vous n’auriez peut-être pas trouvés par vous-même.

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