Comment embaucher un bon adjoint administratif

Par Robert Half on le 4 octobre, 2021 à 7:00

Un adjoint administratif compétent peut contribuer au bon fonctionnement de votre bureau, qu’il s’agisse de répondre aux appels, de planifier des réunions virtuelles, d’aider les employés en télétravail à comprendre un nouveau logiciel, de créer des présentations, de soutenir la réouverture des bureaux, d’effectuer des achats ou de surveiller les pages de réseaux sociaux de l’entreprise. Il peut toutefois s’avérer difficile de trouver un candidat possédant les connaissances, les compétences et l’expérience nécessaires pour répondre parfaitement à vos besoins.

Poursuivez votre lecture pour savoir comment embaucher un adjoint administratif qui simplifiera votre travail, augmentera l’efficacité de votre équipe et épaulera votre entreprise.

Dressez une liste de vos attentes

Commencez par dresser une liste des tâches que vous voulez confier à votre nouvel adjoint administratif, ainsi que des compétences et qualifications dont il aura besoin pour réussir dans ce poste. Profitez de l’occasion pour répondre à certaines questions : un seul employé sera-t-il en mesure de s’acquitter de la charge de travail? Plusieurs embauches sont-elles nécessaires? Avez-vous besoin d’employés talentueux permanents ou contractuels pour mener à bien des projets particuliers?

Rédigez une offre d’emploi claire et attrayante

Prenez le temps de rédiger le type d’offre d’emploi qui attire les meilleurs candidats. Il s’agit avant tout de décrire précisément le poste et les responsabilités qui s’y rattachent. Une excellente offre d’emploi suscite l’intérêt des candidats qui sont vraiment qualifiés et décourage ceux qui ne le sont pas. Une description de poste bien rédigée donne toutes les chances à votre nouvel adjoint administratif de réussir, car elle lui fournit des lignes directrices claires, en plus de lui dresser un portrait de son futur environnement de travail et de vos attentes dès le premier jour.

Faites passer le mot

Si les sites d’emplois sur Internet et les médias sociaux sont des outils de recrutement populaires, il se peut que le Web seul ne suffise pas pour trouver le bon adjoint administratif. Le recrutement en ligne est un complément – et non un substitut – à votre réseau personnel. Pensez à demander à vos relations professionnelles si elles connaissent quelqu’un de compétent pour le poste. Vérifiez également auprès de vos employés actuels s’ils peuvent vous recommander quelqu’un. Ils ne seront pas prêts à risquer leur crédibilité pour une personne qui n’en vaut pas la peine.

Prêtez attention au moindre détail

Les candidats sont-ils polis pendant les entrevues vidéo ou en personne? Comment sont leurs aptitudes à la communication orale et écrite lorsqu’ils interagissent avec vous? Dégagent-ils de la confiance? Ont-ils une attitude positive? Vous aurez ainsi une bonne idée des compétences et du comportement d’un candidat dans le poste d’adjoint administratif que vous cherchez à pourvoir.

Recherchez l’effet « wow »

L’un des meilleurs conseils que nous pouvons vous donner en ce qui concerne l’évaluation des candidats à un poste d’adjoint administratif consiste à noter les éléments où ils se surpassent. Examinez attentivement les CV afin de repérer les signes avertisseurs et posez des questions d’entrevue qui vous aideront à déterminer s’ils ont suivi une formation complémentaire, maintenu leurs titres professionnels, obtenu des certifications administratives ou pris d’autres mesures indiquant qu’ils ont un caractère fonceur.

Obtenez des références

Il peut être difficile d’obtenir des commentaires de la part d’anciens employeurs, mais le cas échéant, ils peuvent orienter votre décision d’embauche. Essayez une approche directe avec l’ancien employeur d’un candidat. Par exemple, vous pourriez dire : « J’envisage d’embaucher Pam en tant qu’adjointe administrative, et je vous serais reconnaissant pour tout renseignement que vous pourriez me communiquer à son sujet afin que je puisse m’assurer qu’elle convient bien à notre entreprise. »

Informez-vous des échelles salariales pour des postes d’adjoint administratif

Prenez le temps d’étudier les tendances salariales relatives aux postes d’adjoint administratif avant d’amorcer la recherche de candidats. Le Guide salarial de Robert Half présente des données sur les salaires réels par emplacement. Inspirez-vous-en pour déterminer le niveau de rémunération auquel les professionnels de soutien administratif de votre ville peuvent s’attendre.

D’après le guide, le salaire moyen national d’un adjoint administratif est de 43 500 dollars pour une personne ayant une expérience moyenne et possédant la plupart des compétences nécessaires pour ce poste. Les avantages accessoires et autres incitatifs offerts par votre entreprise sont aussi des éléments à prendre en considération au moment d’embaucher un adjoint administratif.

Faites appel à une entreprise de recrutement

Lorsqu’il s’agit de trouver un bon adjoint administratif, il peut être judicieux de faire équipe avec un recruteur spécialisé. L’équipe de gestion des talents de Robert Half collabore avec un vaste bassin de professionnels qualifiés et peut vous mettre en relation avec les experts  en soutien administratif et à la clientèle dont vous avez besoin, que ce soit pour un placement contractuel ou permanent. Nous facilitons également l’embauche d’adjoints administratifs qui peuvent travailler à distance.

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