Travailler à distance : comment adapter le télétravail aux besoins de votre équipe

Par Robert Half on le 9 avril, 2020 à 9:18

Les ententes de télétravail ou de travail à distance sont en voie de s’imposer comme la norme au sein de nombreuses entreprises. L’accès à une connexion Internet et à la mobilité font en sorte que les gestionnaires ont peu de raisons d’opposer un non catégorique aux employés qui formulent une demande de télétravail. De plus, la pénurie de professionnels qualifiés en quête d’un emploi incite de nombreuses entreprises à se tourner davantage vers les télétravailleurs.

Les occasions de télétravail peuvent aussi accroître la capacité des entreprises à attirer et à fidéliser les employés talentueux. En effet, l’un des avantages les plus recherchés de nos jours est la possibilité de travailler à distance, selon une étude dans le cadre du Guide salarial 2020 de Robert Half pour les professionnels de la finance et de la comptabilité. En outre, plus des trois quarts (77 %) des employés interrogés sont plus enclins à accepter une offre d’emploi si celle-ci permet de faire du télétravail de temps à autre.

Un programme d’emploi assorti d’occasions de télétravail peut augmenter la probabilité qu’un candidat accepte un poste au sein de votre entreprise (et reste). Les télétravailleurs peuvent vous permettre d’avoir accès à des compétences spécialisées et de continuer de bien faire progresser vos projets. Est-il possible de gérer une équipe lorsque tous ses membres sont dispersés aux quatre vents? Cette perspective n’est pas aussi attrayante aux yeux de nombreux gestionnaires.

Superviser des employés qui travaillent à temps plein à distance est déjà assez difficile, imaginez alors surveiller un groupe de télétravailleurs dont les horaires varient. Voilà pourquoi il est très important que les gestionnaires préparent bien le terrain pour que les ententes de télétravail soient fructueuses dès le début. Les six conseils suivants peuvent vous être utiles :

1. Évaluez si vos employés sont prêts à travailler à distance

Nombreux sont ceux et celles qui aimeraient faire du télétravail. Mais ce mode de travail ne convient pas à tout le monde, car il requiert une discipline de fer. Les meilleurs télétravailleurs sont ceux qui font une excellente gestion de leur temps et possèdent une habileté pour la communication. Ils doivent également être suffisamment responsables pour accomplir leurs tâches avec peu de supervision.

Ainsi, au lieu que votre entreprise offre une politique globale permettant à tous les employés — ou à personne — de faire du télétravail, accordez-vous la souplesse de prendre des décisions au cas par cas.

2. Déterminez quels sont les postes admissibles

Ce ne sont pas tous les postes qui se prêtent au télétravail. Le nombre de rencontres en personne qu’exige un poste est un bon indicateur de l’efficacité avec laquelle l’employé qui occupe ce poste peut accomplir ses fonctions à partir de la maison. Par exemple, un analyste financier peut facilement examiner des données financières et évaluer des placements depuis son domicile, tandis qu’un superviseur du service de la paie doit être présent souvent à son bureau pour superviser les commis à la saisie de données et les autres employés de soutien.

Par conséquent, lorsque vous pesez le pour et le contre lorsque vient le moment d’autoriser un employé à faire du télétravail, songez à l’incidence que cette entente pourrait avoir sur les activités courantes de votre bureau. Vous devez vous poser des questions comme : « Le travail peut-il se faire à distance avec un minimum d’interruption et dans le respect des normes et des échéances fixées? » ou « Cet emploi se prête-t-il vraiment au travail individuel? ».

3. Établissez des attentes claires

En ce qui a trait à la qualité du travail et aux livrables, il ne devrait y avoir aucune différence, peu importe si un employé accomplit ses tâches à distance ou dans le bureau de l’entreprise. Fixez les mêmes normes pour les professionnels sur place et ceux en télétravail en ce qui concerne le service à la clientèle, les délais d’exécution, les heures de bureau et le temps de réponse aux courriels et aux appels téléphoniques.

4. Choisissez les bons outils technologiques

En milieu de travail virtuel, les technologies constituent la planche de salut des employés pour communiquer. Slack, Google Hangouts et Skype Entreprise sont des exemples de plateformes que les employés peuvent utiliser pour communiquer avec vous et entre eux durant toute la journée. Les applications d’hébergement de fichiers comme Dropbox, Google Drive ou un système interne favorisent également la collaboration virtuelle et l’échange de données en temps réel.

5. Gardez les membres de l’équipe virtuelle informés

Travailler au bureau a son lot d’avantages, comme recevoir des invitations improvisées à des 5 à 7 après une dure journée de travail ou se régaler de biscuits maison offerts par un collègue. En entreprise, il y a aussi les réunions impromptues et les séances de remue-méninges dont les comptes rendus viennent souvent trop tard aux oreilles des télétravailleurs, voire pas du tout.

Veillez à ne pas encourager un système à deux volets dans le cadre duquel une partie de l’équipe est au courant de tout et l’autre n’est pas dans le coup. Les gestionnaires peuvent prendre des mesures importantes pour aider les télétravailleurs et les autres employés à distance à avoir le sentiment d’appartenir à l’équipe. Voici quelques suggestions :

  • Inclure les télétravailleurs dans les discussions spontanées. Envoyez-leur des messages instantanés pour les inviter à prendre part à des discussions spontanées.
  • Passer de la plateforme audio aux vidéoconférences. De cette façon, tout le monde peut voir le visage et les réactions de chaque participant.
  • Accorder la priorité à des activités favorisant l’esprit d’équipe des télétravailleurs. Le début des réunions de groupe est l’occasion idéale de souligner les anniversaires et d’encourager les employés à informer les autres de récentes nouvelles dans leur vie personnelle. Vous pouvez aussi planifier chaque semaine une vidéoconférence informelle avec tous vos employés et télétravailleurs pour discuter de sujets autres que professionnels, comme des événements sportifs, des émissions de télévision à succès, des voyages récents ou à venir ou de tout autre sujet qui leur tient à cœur.

Et rappelez-vous que même si les télétravailleurs apprécient leur autonomie, cela ne veut pas dire qu’ils ne veulent pas connaître votre point de vue ou en savoir plus sur vous. Même si les réunions avec le personnel sont un excellent moyen de communiquer des nouvelles touchant le service et de rester à l’affût des projets, il est important de planifier des rencontres individuelles. Les conférences téléphoniques aux deux semaines et une rétroaction sur une base régulière permettent aux télétravailleurs de savoir que même s’ils sont peut-être loin des yeux, ils ne sont pas tenus à l’écart pour autant.

6. Tenez compte des besoins de vos employés travaillant sur place

Vos employés qui n’ont pas la possibilité de faire du télétravail — ou préfèrent tout simplement travailler au bureau — apprécieront sans doute le fait d’avoir droit à certains des avantages dont bénéficient leurs collègues qui travaillent à distance. Par conséquent, envisagez d’assouplir le code vestimentaire au bureau, d’accorder des horaires de travail flexibles ou d’offrir des avantages à ceux qui utilisent le transport public, comme des espaces de stationnement subventionnés ou des laissez-passer de transport en commun.

De plus, assurez-vous que vos employés sur place ne se sentent pas dans l’obligation d’accomplir des tâches sous la responsabilité de leurs collègues en télétravail. Si cela se produit, c’est l’exception et non la règle.

Pour que votre personnel adhère au télétravail, veillez à ce que les membres de votre équipe travaillant à distance ne se sentent jamais tenus à l’écart. De plus, vous devez toujours chercher à mieux équilibrer la vie personnelle et la vie professionnelle de vos employés et vous assurer de leur offrir un milieu de travail décontracté.

Se préparer à l’avenir du marché de l’emploi

Pour les dirigeants en finance et comptabilité de demain, il s’avérera encore plus important de maîtriser les compétences de gestion d’une équipe de professionnels en tenant compte de différents types d’horaires variables, car de plus en plus d’entreprises adoptent le « nouveau modèle de la main-d’œuvre » en finance.

Ce nouveau modèle est constitué d’effectifs flexibles comprenant des employés à temps plein qui se consacrent aux projets essentiels; des professionnels temporaires et par projet qui apportent leur soutien à ces employés, généralement pour une période déterminée; et d’autres ressources spécialisées qui fournissent des compétences supplémentaires et effectuent du travail de grande valeur au besoin. Cependant, de nombreuses entreprises se tournent vers des ressources externes, comme des fournisseurs de solutions de gestion de services, pour les aider à recruter, former et gérer leurs employés talentueux, y compris le personnel à temps plein et temporaire.

Pour en savoir plus sur le « nouveau modèle de la main-d’œuvre » en finance, consultez notre blogue : Le nouveau modèle de la main-d’œuvre aide les chefs de la direction financière à former des équipes ancrées dans l’ère numérique

Lisez plus d’articles du blogue…

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