Comment renforcer votre capacité à communiquer avec vos employés

Par le 10 mai, 2017 à 12:54

Une entreprise ne peut prospérer si on ne peut pas y communiquer franchement et honnêtement. Or, les gestionnaires mettent souvent de nombreuses années à parfaire leur technique et à trouver le juste équilibre entre communiquer ouvertement avec le personnel – c’est-à-dire donner régulièrement leurs commentaires, même lorsque c’est difficile, tout en bâtissant un climat de confiance et en étant sincère dans leurs rapports – et veiller à ce que le travail soit accompli.  

Comment se portent vos communications?

Pour améliorer votre capacité à communiquer à l’interne, vous devez d’abord analyser avec objectivité votre technique actuelle. Si la pratique varie d’une entreprise à l’autre, les principes, eux, sont universels. Posez-vous les questions suivantes et répondez avec honnêteté.

Êtes-vous accessible pour vos employés?

Les meilleurs gestionnaires montrent qu’ils sont ouverts aux commentaires et qu’ils veulent connaître les idées, les problèmes et les questions de leurs subordonnés. Si cette approche est nouvelle pour vous, pensez à établir des « heures de bureau » hebdomadaires où les employés pourront venir vous voir sans rendez-vous. Le partage de l’information est beaucoup plus simple et efficace lorsque les canaux de communication sont ouverts.

À quelle fréquence rencontrez-vous vos subordonnés en tête à tête?

Il est essentiel de planifier des rencontres individuelles avec ses employés pour soutenir leur moral, encourager leur loyauté et bâtir un climat de confiance. Si les évaluations annuelles sont les seules occasions où vous rencontrez vos travailleurs, vous devez passer à la vitesse supérieure. Selon l’employé et l’entreprise, des rencontres hebdomadaires informelles ou des entretiens approfondis chaque mois ou chaque trimestre pourraient être bénéfiques à tous.  

À quelle fréquence félicitez-vous votre personnel?

Les employés ont besoin de sentir que leurs efforts sont reconnus, sinon ils peuvent éprouver du ressentiment. Les adultes n’ont pas besoin de recevoir une médaille chaque fois qu’ils accomplissent une tâche, mais les gestionnaires devraient reconnaître et féliciter le personnel qui excelle et se dépasse. Même en période stressante, faites-vous un point d’honneur de souligner le bon travail accompli; voilà ce qui distingue les entreprises qui fidélisent leur personnel de celles qui présentent un taux élevé de roulement.

Tentez-vous de ralentir le « moulin à rumeurs »?

Si la direction reste muette durant les périodes de changements, la machine à rumeurs s’emballe. En tant que gestionnaire, vous avez avantage à l’arrêter en gardant le personnel bien au fait. Soyez franc avec vos employés, abordez les problèmes sans tarder, répondez aux questions; voilà qui devrait aider. Les gens seront sensibles à votre franchise et seront moins craintifs face à l’inconnu.

Donnez des commentaires professionnels.

Être gestionnaire comporte son lot de défis, dont l’un est de fournir une rétroaction moins que positive sur le travail du personnel. Aider quelqu’un à s’améliorer sans ébranler sa confiance, voilà une réelle aptitude à la communication. Transmise correctement, une rétroaction peut montrer au personnel que vous favorisez l’intégrité en milieu de travail, et que vous les valorisez.  

  • Préparez ce que vous direz. Écrivez les grandes lignes pour ne rien oublier et pour ne pas vous éloigner de l’essentiel.
  • Discutez en privé. Pour critiquer le travail d’un employé, rencontrez-le en privé afin d’éviter qu’il se sente diminué publiquement.
  • Concentrez-vous sur les faits, pas les sentiments. Ne dites pas : « Christiane, tu remets toujours tes rapports en retard et j’en ai assez. » Dites plutôt : « Christiane, il faut parler de tes rapports. Les quatre derniers étaient en retard. »
  • Précisez votre message.  Ne dites pas : « Il faut travailler là-dessus. » Dites plutôt : « À partir de cette semaine, j’ai besoin de ton rapport hebdomadaire le vendredi, à midi au plus tard. »
  • N’attendez pas. N’attendez pas l’évaluation annuelle pour aborder un problème récurrent. Si la situation vous contrarie, calmez-vous avant de parler à l’employé, mais n’attendez pas trop longtemps, sinon il pourrait avoir oublié l’incident.
  • Soyez direct, mais diplomate. Ne passez pas par quatre chemins; dites ce que vous pensez réellement. Par exemple, ne dites pas « Tes rapports sont parfois remis un peu en retard » si vous pensez plutôt « Tes quatre derniers rapports ont été remis avec des jours de retard, ce qui a retardé toute l’équipe. » Vous devez être clair et expliquer les conséquences fâcheuses de ces actes sur l’équipe.
  • Songez à offrir de la formation. Peut-être que Christiane a dépassé l’échéance non pas parce qu’elle a procrastiné, mais parce qu’elle n’avait pas reçu la formation nécessaire pour mener à bien le projet efficacement. Donnez-lui le bénéfice du doute lorsque vous lui demanderez des explications.
  • Écoutez ce qu’ils ont à dire. Lorsque vous critiquez le travail d’un employé, il est essentiel de s’enquérir de sa version de l’histoire. L’écoute est importante si l’on veut bâtir un climat de confiance entre gestionnaires et employés.

Communiquez les changements.

Communiquer avec le personnel est une priorité pour les gestionnaires, même lorsque les nouvelles ne sont pas réjouissantes. Suivez ce conseil pour connaître la meilleure façon de transmettre les changements et les mauvaises nouvelles.

  • Soyez bref et concis. En cas de mises à pied, de fusion et d’un autre grand changement imminent, soyez le porteur de nouvelles; ne laissez pas le monde extérieur ni le moulin à rumeurs répandre la nouvelle à votre place. Les nouvelles courent vite...  
  • Abordez les préoccupations du personnel. Mettez-vous à la place de vos employés. Qu’aimeriez-vous savoir? Si l’entreprise vivait un changement majeur, vous voudriez connaître les conséquences pour votre équipe, n’est-ce pas?
  • Rencontrez les employés face à face. Une mauvaise nouvelle mérite une vraie conversation. Rencontrez les employés individuellement, organisez une réunion ou réunissez tout le personnel de l’entreprise.
  • Prenez le temps de répondre aux questions. Si des membres de votre équipe hésitent à prendre la parole pendant la période de questions, permettez-leur de poser des questions anonymement et répondez-y publiquement.
  • Expliquez votre raisonnement. Le personnel ne comprend probablement pas les raisons derrière le changement puisqu’il n’a pas de vue d’ensemble sur l’entreprise, prenez donc le temps de leur expliquer.

Pour obtenir des résultats et fidéliser ses meilleurs employés, un milieu de travail doit nécessairement être constructif, ouvert et transparent. La clé? Une bonne communication. Robert Half propose un grand choix de solutions d’emploi, dont des outils pour optimiser vos communications à l’interne.

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